Reserveren met een big smile

In bedrijven die het niet geautomatiseerd hebben is het voor zowel medewerkers als het secretariaat één van de grote frustraties op de werkvloer: alles rondom het reserveren van vergaderruimtes. Komt een van de volgende opmerkingen u bekend voor? Lees dan vooral verder!

• “Ik heb de vergaderruimte gereserveerd, maar er is iemand anders in gaan zitten…”
• “Kun je nog even gauw zorgen voor een lunch in de vergaderruimte?”
• “Wanneer is de vergaderruimte vrij? Ik heb dadelijk een overleg!”
• “Is er wel een beamer en projectiescherm aanwezig?”
• “Kan je ergens anders gaan zitten, want ik heb een afspraak met een klant”
• “Ik wil graag op onze tweede vestiging een meeting inplannen”

Deze opmerkingen horen we vaak bij bedrijven die eigen vergaderruimtes hebben, bedrijven die ruimtes delen met meerdere bedrijven (bijvoorbeeld bedrijfsverzamelgebouwen) en bij bedrijven met meerdere vestigingen. Het vastleggen van vergaderruimtes verloopt dan vaak via het secretariaat. U bent veel tijd kwijt met alle logistiek rondom de vergaderruimtes. Ook levert het nog wel eens gezeur en frustraties op. Dat kan natuurlijk eenvoudiger.

Bedrijven die eigen vergaderruimtes hebben

Met de Reflex RoomManager softwaretool reserveren uw collega’s wanneer zij een afspraak inplannen ook direct een vergaderruimte. Dat kan via de online tool, maar ook als integratie met Microsoft Outlook en Office 365.  Zo voorkomt u dubbele boekingen en bijbehorende verwarring. Daarnaast geeft RoomManager een overzicht van de aanwezige faciliteiten in de vergaderruimte. Denk aan een beamer of presentatiescherm, maar ook het aantal zitplaatsen. Dat scheelt een hoop vragen en tijd. Uw collega’s geven direct aan of zij extra’s nodig hebben, zoals koffie of een lunch. Zo weet u direct waar u aan toe bent.  Het programma vanaf elke locatie benaderbaar: via uw mobiele telefoon, tablet, laptop of desktop.

Bedrijven die ruimtes delen met meerdere bedrijven

Wanneer meerdere bedrijven ruimtes delen, zoals in bedrijfsverzamelgebouwen, dan hebben zij vaak ook gescheiden e-mailadressen en mailomgevingen. Reflex RoomManager biedt dan de mogelijkheid om via een publieke online module vergaderruimtes te reserveren. Deze module is voor ieder bedrijf toegankelijk en kan indien gewenst worden afgeschermd door middel van een inlog. De vergaderruimte is online beschikbaar, heeft een eigen agenda en geeft een overzicht weer van in de ruimte aanwezige faciliteiten. Ook hier worden extra’s direct geboekt en is het programma vanaf elke locatie benaderbaar. En van iedere reservering ontvangt het secretariaat en uw collega’s per mail een bevestiging, zodat geen verwarring meer over de reservering kan ontstaan. Met Reflex RoomManager heeft u tevens de bezettingsgraad met een druk op de knop inzichtelijk en verdeelt u de kosten van de vergaderruimte naar gelang het gebruik ervan. Dat is eerlijk en efficiënt.

Bedrijven met meerdere vestigingen

Reflex RoomManager biedt de mogelijkheid om vergaderruimtes binnen verschillende vestigingen te boeken. Super flexibel! Iedere vergaderruimte is namelijk online beschikbaar, onafhankelijk van in welke vestiging deze zich bevindt, voorzien van een eigen agenda en een overzicht van in de ruimte aanwezige faciliteiten en de capaciteit.
Voor ieder type organisatie dat problemen heeft met het reserveren en beheren van de vergaderruimtes zijn programma’s voor het reserveren van vergaderruimtes beschikbaar. Zo reserveren u en uw collega’s weer met een big smile!

Bent u geïnteresseerd naar de mogelijkheden? Neem dan vooral eens contact opmet Reflex RoomManager en plan een gratis en vrijblijvende online demonstratie in.