Hoe een fantastisch evenement toch een mislukking wordt

Evenement van niveau

Je had het allemaal zo goed geregeld. De netwerkbijeenkomst voor professionals uit het werkgebied van jullie bedrijf. Ge-wel-di-ge sprekers. Dat merkte je ook aan de inschrijvingen die sinds de eerste aankondiging als een vlotte stroom binnenkwamen.
Ruim een half jaar geleden zei je directeur tegen je: “Ik wil dat het iets moois wordt. Het moet een inhoudelijke bijscholing zijn. Maar belangrijker; ik wil dat het onderlinge netwerk van deze professionals versterkt wordt. Men moet elkaar weten te vinden. Dit moet een evenement van niveau zijn! Gaat je dat lukken?”
“Maar natuurlijk!” zei je vol zelfvertrouwen. Je weet dat je organisatietalent groot is en je vindt het leuk om al het regelwerk rondom zo’n evenement op de rails te zetten.

Tiptop

De locatie heb je met zorg uitgekozen. Centraal gelegen. Strakke architectuur op een prachtlocatie in de natuur. Een foyer met uitzicht over het meer. Terras aan het water. En toch betaalbaar, want het budget is natuurlijk niet onbeperkt.
Je hebt twee collega’s geregeld om de gasten ontvangen. Je hebt ze geïnstrueerd iedereen badge te laten dragen. Dat men weet met wie men spreekt. Je hebt met zorg een deelnemerslijst bijgehouden en -heel goed- rondgestuurd. Niets staat het succes nog in de  weg. Oh ja en de catering. Die is natuurlijk ook tiptop. Voor de lunch koos je het Vitaal-arrangement. Gezonde hapjes met luxe uitstraling. Voor de netwerkborrel -de kern van de dag- koos je het Champagne-arrangement de luxe. Je gasten mogen niets tekort komen.

De deuren zwaaien open

Het loopt gesmeerd. Om 0.900 ben je strak begonnen. De sprekers maken hun belofte waar. Ondanks de taaie stof die ze brengen. Alles loopt gesmeerd. Tussen 15.00 en 17.00 is de netwerkborrel, de kern van dit evenement. Het is inmiddels 15.03 en de deuren van de grote zaal openen zich. De dames en heren van de catering staan met volle glazen klaar. Het personeel ziet er pico bello uit. De stroom gasten komt naar buiten de foyer in. Maar tot je verbijstering zie je dat 90% van je bezoekers rechtstreeks naar de garderobe loopt en de parkeerkaarten afhaalt bij de balie. Slechts een handjevol mensen neemt een glaasje, en daarvan lijken er maar een paar de behoefte te hebben om te netwerken.

Buiten de lijntjes

Ik heb dit zo vaak zien gebeuren. Mensen vinden ‘spontaan’ borrelen nou eenmaal lastig. En na een lange zit met sprekers is men wel klaar met de dag. Dan wil men naar huis. tenzij…
Tenzij er nog iets interessants te doen is. Er zijn zoveel manieren om van de netwerkborrel echt een hoogtepunt te maken. Vaak zijn het kleine ingrepen. Bijvoorbeeld het tijdstip. Waarom de netwerkborrel niet tijdens de lunch? Maak er een champagnebrunch van. Of plan de hoofdspreker eens in tíjdens de borrel. Zorg voor een trekker. Kondig tijdens de dag zelf bijvoorbeeld aan dat er tijdens de borrel een misteryguest rondloopt. De eerste die hem ontmaskert krijgt een aantrekkelijke prijs. Onderzoek de mogelijkheden om van de borrel net iets meer te maken dan alleen ‘de borrel’.
Ja, het is even ‘buiten de lijntjes denken’. Maar juist buiten die lijntjes krijg je mensen geïnteresseerd.

Hugo Vos is borreladviseur en auteur van het boek Borrelbabbelen, ontspannen netwerken voor wie niet durft maar wel wil.