Het verschil tussen Teams en SharePoint
Je opent een document in Microsoft Teams en ineens beland je in SharePoint. Of je klikt in Teams op een bestand en merkt dat het eigenlijk ergens anders opgeslagen staat dan je dacht. Is dit herkenbaar voor jou? In dit artikel leggen we het verschil uit tussen Teams en SharePoint.
Het is niet zo gek dat veel mensen Teams en SharePoint verwarrend vinden. Beide programma’s horen bij Microsoft 365 en werken continu samen. Daardoor lijkt het soms alsof het één systeem is.
Plaats je een bestand in een Teams-kanaal? Dan wordt dat document automatisch opgeslagen in SharePoint. Andersom kun je ook documenten rechtstreeks toevoegen in SharePoint, zonder dat ze direct zichtbaar zijn in Teams.
Klik je in Teams op een document? Dan kan SharePoint ineens openen, omdat het bestand daar op de achtergrond opgeslagen staat. Teams laat de bestanden zien, maar SharePoint verzorgt meestal de daadwerkelijke opslag en het documentbeheer.
Best logisch eigenlijk. Microsoft Teams en SharePoint werken namelijk nauw samen, maar hebben allebei een andere functie binnen Microsoft 365. Juist daarom is het handig om het verschil tussen Teams en SharePoint beter te begrijpen.
Wat doet Microsoft Teams?
Microsoft Teams is de plek binnen Microsoft 365 waar collega’s samenwerken en met elkaar communiceren. Je gebruikt Teams bijvoorbeeld voor chats, online vergaderingen, samenwerken aan documenten en overleg binnen projectgroepen of afdelingen.
Veel organisaties gebruiken Teams tegenwoordig als digitale werkplek. Zeker bij hybride werken openen veel medewerkers ’s ochtends eerst Teams om berichten, vergaderingen en gedeelde bestanden te bekijken.
Binnen Teams werk je vaak samen in verschillende Teams en kanalen. Denk bijvoorbeeld aan een MT-team, projectgroep of secretariaatsteam. Daar deel je gesprekken, documenten en afspraken met elkaar op één centrale plek.
Teams draait dus vooral om communicatie en samenwerken.
SharePoint werkt meer op de achtergrond, maar is een belangrijk onderdeel van Microsoft 365. Het platform zorgt onder andere voor de opslag en het beheer van documenten die je vaak weer terugziet in Teams.
Werk je samen aan bestanden in Teams? Dan worden documenten die gedeeld zijn in een Teams-kanaal opgeslagen in SharePoint. Daar worden ook zaken geregeld zoals versiebeheer, rechten en mappenstructuren.
Bestanden die gedeeld worden in een privéchat of groepschat in Teams werken anders. Die worden meestal opgeslagen in de persoonlijke OneDrive van de persoon die het bestand deelt.
Maak je in Microsoft Teams een nieuw Team aan? Dan wordt automatisch ook een SharePoint-site aangemaakt voor de opslag van bestanden en documenten van dat Team.
Maak je bijvoorbeeld een kanaal aan met de naam ‘Vergaderingen’? Dan zie je in SharePoint meestal ook een map met die naam terug.
Bestanden die je in Teams gebruikt, staan op de achtergrond opgeslagen in SharePoint. Daarom kan SharePoint soms ineens openen wanneer je vanuit Teams een document opent.
Belangrijk om te weten:
- bestanden die je uploadt of deelt in een Teams-kanaal worden opgeslagen in SharePoint
- bestanden die je deelt in een privéchat of groepschat worden meestal opgeslagen in de persoonlijke OneDrive van de persoon die het bestand deelt
Voor dagelijkse samenwerking maken veel medewerkers documenten direct aan in Teams. Het bestand wordt dan automatisch opgeslagen in SharePoint.
In grotere organisaties wordt soms eerst gewerkt vanuit SharePoint, zodat documenten direct op de juiste plek opgeslagen worden. Daarna worden bestanden gedeeld via Teams
Waarom openen Teams-bestanden soms ineens in de browser?
Werk je in Microsoft Teams met Word-, Excel- of PowerPoint-bestanden? Dan kan het gebeuren dat documenten ineens openen in je browser in plaats van in de desktop-app op je computer.
Dat komt doordat Teams voor bestanden gebruikmaakt van SharePoint en OneDrive. De documenten die je in Teams opent, staan namelijk vaak opgeslagen in SharePoint.
Microsoft kiest er steeds vaker voor om bestanden standaard online te openen via de browser. Bijvoorbeeld in Word Online of Excel Online. Vooral in de nieuwere versie van Teams zie je dat vaker gebeuren.
Werk je liever in de gewone desktopversie van Word of Excel? Dan kun je dit meestal aanpassen via de instellingen in Teams.
Zo doe je dat:
- klik rechtsboven in Teams op de drie puntjes naast je profielfoto
- ga naar Instellingen
- kies Bestanden en koppelingen
- selecteer of bestanden standaard moeten openen in de bureaublad-app in plaats van in de browser
Het voordeel van openen in de bureaublad-app is vooral dat je vaak uitgebreider en prettiger kunt werken dan in de browserversie.
Denk bijvoorbeeld aan:
- meer functies in Word en Excel
- sneller werken met grote bestanden
- makkelijker meerdere vensters naast elkaar openen
- betere ondersteuning van macro’s en complexe opmaak
Open je een document vanuit Teams in de desktopversie van Word of Excel? Dan blijven wijzigingen meestal gewoon automatisch opgeslagen in SharePoint of OneDrive. Je werkt dus nog steeds samen in hetzelfde online bestand, maar dan via de uitgebreide desktop-app.
Dat is één van de meest voorkomende vragen binnen Microsoft 365. Hoewel Teams en SharePoint nauw samenwerken, laat Teams niet altijd alle bestanden en mappen uit SharePoint zien.
In Teams zie je meestal alleen de bestanden die gekoppeld zijn aan een specifiek Team of kanaal. SharePoint bevat daarachter vaak een uitgebreidere structuur met extra mappen, documentbibliotheken en instellingen.
Daardoor lijkt het soms alsof bestanden ineens ‘verdwenen’ zijn. Bijvoorbeeld omdat een document:
- wel in SharePoint staat, maar niet zichtbaar is in Teams
- opgeslagen is in een andere documentbibliotheek
- gekoppeld is aan een privé- of gedeeld kanaal
- of vanuit OneDrive gedeeld wordt via Teams
Ook speelt mee waar een bestand precies gedeeld is.
1. Bestanden uit chats werken anders
Bestanden die gedeeld worden in een privéchat of groepschat in Teams worden meestal opgeslagen in OneDrive van de persoon die het bestand deelt.
Bestanden die gedeeld worden in een Teams-kanaal worden meestal opgeslagen in SharePoint.
Dat verschil zorgt regelmatig voor verwarring.
2. Teams laat niet altijd de volledige SharePoint-omgeving zien
Teams laat niet altijd de volledige SharePoint-omgeving zien. In Teams zie je meestal alleen de bestanden en mappen die gekoppeld zijn aan een specifiek Team of kanaal.
In SharePoint kunnen daarnaast extra documentbibliotheken, archiefmappen of andere onderdelen staan die niet automatisch zichtbaar zijn in Teams.
Ook kunnen bestanden:
- handmatig in SharePoint zijn toegevoegd
- opgeslagen zijn in een aparte bibliotheek
- gekoppeld zijn aan een privé- of gedeeld kanaal
- of nog bezig zijn met synchroniseren
Daardoor lijkt het soms alsof bestanden ontbreken, terwijl ze eigenlijk ergens anders binnen SharePoint opgeslagen staan.
3. Synchronisatie kan soms vertraging geven
Soms duurt het even voordat wijzigingen zichtbaar zijn in Teams of SharePoint. Bijvoorbeeld wanneer bestanden net zijn toegevoegd, verplaatst of gesynchroniseerd via OneDrive.
Daardoor lijkt het soms alsof een bestand verdwenen is, terwijl het simpelweg nog niet volledig is bijgewerkt.
Werk je dagelijks met Microsoft 365? Dan is het handig om te weten wat het verschil tussen Teams en SharePoint is, waar bestanden precies opgeslagen worden en waarom SharePoint soms opent vanuit Teams. Zeker wanneer je veel samenwerkt met collega’s, documenten deelt of werkt met projectmappen, helpt die basiskennis om sneller bestanden terug te vinden en beter overzicht te houden.
Volg ons