Slimmer mailen met Copilot in Outlook: 5 praktische tips

Een volle inbox vraagt voortdurend om kleine beslissingen. Welke e-mail moet eerst? Waar staat die ene deadline? Is er al een besluit genomen of wacht iemand nog op een reactie? Zeker als je naast je eigen inbox ook een gedeeld postvak of de mailbox van een manager of directeur beheert, kost dat ongemerkt veel tijd. Copilot in Outlook kan helpen om sneller overzicht te krijgen, informatie uit lange e-mailwisselingen te halen en een eerste conceptantwoord te schrijven. Je blijft natuurlijk zelf controleren en beslissen, maar als je weet welke functies je kunt gebruiken, hoef je niet iedere keer helemaal opnieuw te beginnen. In dit artikel lees je vijf praktische tips waarmee je Copilot slimmer inzet in je dagelijkse mailwerk.

Waar vind je Copilot in Outlook?

Copilot kom je op verschillende plekken in Outlook tegen. Boven een lange e-mailwisseling kan bijvoorbeeld de knop Samenvatten staan. Tijdens het schrijven van een bericht kan Copilot helpen met een eerste concept. Daarnaast kun je Copilot Chat openen om vragen te stellen over onder meer je inbox, agenda en vergaderingen.

Welke mogelijkheden je precies ziet, hangt af van je Outlook-versie, licentie en de instellingen van je organisatie. Bekijk daarom ook de verschillen tussen Copilot in de klassieke Outlook, de nieuwe Outlook en Outlook online.

Copilot Chat open je via de Copilot-knop boven in Outlook. Welke informatie Copilot kan gebruiken en welke functies je ziet, kan per account en organisatie verschillen.

Zie je de Copilot-opties in jouw Outlook? Dan kun je aan de slag. De volgende vijf tips gaan over werkzaamheden die vaak terugkomen: lange e-mailketens doornemen, actiepunten verzamelen, informatie verder uitwerken en conceptmails schrijven.

Tip 1: laat lange e-mailketens samenvatten

Je opent een e-mail en ziet dat er inmiddels twaalf reacties onder staan. Verschillende collega’s hebben informatie toegevoegd, een eerder voorstel is aangepast en ergens in de e-mailwisseling staat de definitieve afspraak.

In plaats van direct alle berichten te lezen, kun je Copilot eerst een samenvatting laten maken.

Bij de samenvatting kunnen genummerde verwijzingen staan. Klik op zo’n nummer om rechtstreeks naar het bijbehorende bericht in de e-mailwisseling te gaan. Zo kun je controleren of een datum, toezegging of besluit goed is overgenomen.

Bevat de e-mail een Word-document, PowerPoint-presentatie of pdf-bestand? In de nieuwe Outlook en Outlook online kun je bij ondersteunde bijlagen ook kiezen voor Een bestand samenvatten. Je krijgt dan snel een eerste indruk van de inhoud, zonder het document meteen helemaal door te nemen.

Tip 2: laat actiepunten en deadlines apart verzamelen

Een algemene samenvatting vertelt je wat er is besproken, maar maakt niet altijd duidelijk wat er nu moet gebeuren. Stel daarom een gerichte vervolgvraag in Copilot Chat.

Wil je alleen weten welke taken bij jou liggen? Probeer dan:

Je kunt Copilot ook vragen om het resultaat in een vaste indeling te zetten:

Zo krijg je geen lange samenvatting, maar een overzicht waarmee je direct verder kunt.

Gebruik een / om een bron toe te voegen

Wil je aangeven welke persoon, vergadering of welk bestand Copilot moet gebruiken? Typ dan een / in Copilot Chat en begin met de naam van de bron.

Copilot toont vervolgens welke bronnen je kunt selecteren. Dat kunnen bijvoorbeeld personen, bestanden of vergaderingen zijn. Welke mogelijkheden verschijnen, hangt af van je licentie, toegangsrechten en Microsoft 365-omgeving.

De / is dus geen zoekopdracht op zichzelf. Je gebruikt het teken om een bron aan je prompt toe te voegen en Copilot duidelijk te maken waarop het antwoord moet worden gebaseerd. Welke bronnen je kunt gebruiken, kan per Copilot-omgeving verschillen.

Tip 3: werk het antwoord verder uit in Copilot Pages

Heeft Copilot Chat een handig overzicht, een actielijst of een eerste briefing gemaakt? Dan kun je het antwoord verder bewerken in Copilot Pages. Je hoeft de tekst daardoor niet eerst naar Word of een e-mail te kopiëren.

Zie je onder of bij het antwoord het potloodpictogram met Bewerken in Pages? Klik daarop om het antwoord als een bewerkbare pagina naast Copilot Chat te openen. In sommige versies vind je deze mogelijkheid via het menu of door met de rechtermuisknop op het antwoord te klikken.

Laat Copilot bijvoorbeeld eerst deze opdracht uitvoeren:

Open het resultaat daarna in Pages. Je kunt ontbrekende informatie toevoegen, acties anders ordenen en er bijvoorbeeld een briefing, actielijst of eerste opzet voor een vergaderverslag van maken. Een Copilot Page blijft bewaard, zodat je hem later opnieuw kunt openen en verder kunt bewerken. Je kunt de pagina ook delen met collega’s.

Tip 4: laat Copilot een eerste conceptmail schrijven

Een bevestiging, herinnering of korte terugkoppeling hoef je niet iedere keer volledig opnieuw te schrijven. Copilot kan een eerste versie maken die je daarna zelf controleert en aanpast.

Open een nieuwe e-mail en klik op de Copilot-knop. Je krijgt mogelijk enkele startsuggesties te zien, zoals Help me een e-mail te schrijven. In andere Outlook-versies zie je bijvoorbeeld Concept met Copilot of Draft with Copilot.

Welke route en benaming je ziet, hangt af van je Outlook-versie, licentie en de instellingen van je organisatie. Zie je geen optie om een conceptmail te maken? Dan kan de functie binnen jouw Outlook-omgeving niet beschikbaar zijn.

Een korte opdracht als ‘Schrijf een bevestiging’ levert meestal een vrij algemeen bericht op. Maak je opdracht daarom zo concreet mogelijk.

Is het eerste resultaat nog niet helemaal goed? Ga dan verder met een korte vervolgopdracht:

• Maak de tekst iets minder formeel.
• Zet de praktische informatie in bulletpoints.
• Begin direct met de gewijzigde datum.
• Kort de e-mail in tot maximaal 75 woorden.
• Maak de afsluiting duidelijker.

Copilot kan een nieuw concept maken en de toon of lengte aanpassen. Je kunt ook een gedeelte van een e-mail selecteren en alleen die tekst laten wijzigen.

Tip 5: geef Copilot vaste schrijfinstructies

Geef je bij bijna iedere e-mail dezelfde aanwijzingen, zoals ‘schrijf kort en vriendelijk’ of ‘gebruik geen lange inleiding’? In de nieuwe Outlook kun je vaste instructies instellen voor e-mails die je met Copilot laat maken.

Open in de nieuwe Outlook het menu naast het Copilot-pictogram. Dit menu kan worden weergegeven als een pijltje of als drie puntjes. Kies vervolgens:

In een Engelstalige Outlook heet deze optie Settings > Draft Instructions. Zet vervolgens de optie aan waarmee je aangepaste instructies kunt gebruiken bij het opstellen van e-mails.

Je kunt bijvoorbeeld deze instructie opslaan:

Maak de instructie niet te specifiek. Kies vooral schrijfafspraken die voor vrijwel al je zakelijke e-mails gelden. De naam van de ontvanger, een vergaderdatum of een bijzonder verzoek geef je nog steeds mee bij de betreffende e-mail.

Vaste schrijfinstructies kunnen tijd besparen, maar controleer ook hierbij altijd het resultaat. Een bericht aan een directe collega vraagt tenslotte om een andere toon dan een formele e-mail aan een externe relatie. Meer informatie staat op de Microsoft-pagina over vaste schrijfinstructies in Outlook.

Begin klein en kijk wat werkt

Kies één Copilot-functie die je direct tijd kan besparen, zoals een lange e-mail samenvatten of een conceptantwoord laten maken. Controleer het resultaat en pas je prompt aan waar nodig.

Zo ontdek je vanzelf welke toepassingen echt iets toevoegen aan jouw werkdag.