7 praktische stappen voor de managementondersteuner van morgen

Jarenlang draaide het secretariaat vooral om ontzorgen, regelen en uitvoeren. Maar de praktijk verandert snel. AI neemt routinetaken over, organisaties worden complexer en managers verwachten steeds vaker eigenaarschap, overzicht en proactiviteit. De vraag is dus niet alleen meer: hoe ondersteun ik goed? De vraag verschuift naar: hoe voeg ik zichtbaar waarde toe? En dat vraagt om een andere positie; minder uitvoerder, meer regisseur. Maar hoe doe je dat concreet, zonder ineens een totaal andere persoon te hoeven worden?

Stap 1: Stop met alleen reageren

Je herkent het vast wel: de hele dag reageer je op mailtjes, appjes, vergaderverzoeken en spoedvragen. Voor je het weet ben je vooral brandjes aan het blussen.

Regie begint bij vooruitdenken. Stel jezelf daarom vragen zoals:

• Wat gaat hierna waarschijnlijk gebeuren?
• Welke problemen zie ik aankomen?
• Waar kan ik nu al op voorsorteren?

Een simpele vraag aan je manager kan al een groot verschil maken. Nog een voorbeeld: “Je hebt volgende week drie grote overleggen achter elkaar. Zal ik alvast een overzicht met besluitpunten voorbereiden?” Dat is bewegen van uitvoerder naar regisseur.

Stap 2: Werk vanuit resultaat in plaats van verzoek

Veel assistentes zijn gewend direct in de doe-modus te gaan, en daardoor relatief snel ‘ja’ zeggen. Maar regie ontstaat wanneer je kijkt naar het achterliggende doel.

Een manager vraagt bijvoorbeeld: “Kun je morgen nog een overleg van 2 uur inplannen?”
De uitvoerder gaat aan het puzzelen in de agenda en plant het overleg.
De regisseur vraagt: “Wat moet het overleg opleveren? Misschien kan dit ook korter of anders?”
Dat is niet lastig zijn, dat is professioneel meedenken. Juist daar zit de toegevoegde waarde.

Stap 3: Maak jezelf zichtbaarder

Managementondersteuners doen waardevol werk, maar zijn vaak bijna onzichtbaar in de organisatie. Dat moet veranderen nu de rol inhoudelijker en strategischer wordt.

Zichtbaarheid betekent overigens niet dat je jezelf constant op de borst klopt. Het betekent wel:

• Actief meedenken
• Ideeën delen
• Verbeteringen signaleren
• Initiatief nemen
• Verbinding zoeken met collega’s

Vraag jezelf eens af:

• Waar voeg ik waarde toe, die anderen misschien niet zien?
• Welke inzichten heb ik vanuit mijn positie?
• Waar zou ik vaker mijn stem mogen laten horen?

Stap 4: Durf grenzen te stellen

Eén van de grootste valkuilen van managementondersteuners is hun voortdurende beschikbaarheid. Altijd helpen. Altijd oplossen. Altijd doorgaan. Maar juist daardoor verlies je soms de regie over je eigen werk.

Professioneel grenzen stellen, betekent:

• Prioriteiten bespreken
• Verwachtingen managen
• Niet alles automatisch oppakken
• Ruimte bewaken voor werk dat écht waarde toevoegt.

Soms is ‘nee’ zeggen juist de meest professionele keuze.

Stap 5: Gebruik AI als versterker – niet als bedreiging

Helemaal onbegrijpelijk is de spanning over AI niet, want technologie verandert het vak zichtbaar. Maar AI vervangt niet zomaar de assistant. Wel verandert AI de waarde die zij toevoegt.

AI kan bijvoorbeeld helpen bij:

• Notulen
• Samenvattingen
• Planningen
• Eerste conceptteksten
• Informatie ordenen

Daardoor ontstaat juist ruimte voor:

• Regie
• Afstemming
• Kwaliteitsbewaking
• Menselijke verbinding
• Advisering

De vraag is dus niet: neemt AI mijn werk over? Maar wel: hoe gebruik ik AI, zodat mijn werk waardevoller wordt?

Stap 6: Zoek actief de samenwerking op

Juist sterke samenwerking maakt een secretariaat toekomstbestendig. Toch werken managementondersteuners in sommige organisaties nog te veel vanuit hun eigen eilandje.

Vraag jezelf daarom af:

• Hoe kunnen we slimmer samenwerken?
• Welke kennis delen we onvoldoende?
• Welke processen kunnen uniformer?
• Waar kunnen we elkaar versterken?

Veel succesvolle secretariaten ontwikkelen zich tegenwoordig juist als vakgroep in plaats van losse individuen. De ontwikkeling bij Provincie Overijssel is daar een mooi voorbeeld van: van afzonderlijke ondersteuning naar een professionele vakgroep die actief meedenkt over organisatievraagstukken.

Stap 7: Wacht niet tot iemand je toestemming geeft

Misschien is deze stap wel de belangrijkste. Veel managementondersteuners wachten onbewust op ruimte, erkenning of toestemming om meer regie te nemen. Maar in de praktijk ontstaat beweging vaak pas wanneer iemand zelf begint. Dat hoef niet groots en meeslepend te zijn. Begin klein:

• Een verbeteridee aandragen
• Een gesprek aangaan
• Een proces slimmer maken
• Initiatief tonen
• Nieuwsgierig blijven

Regie ontstaat stap voor stap.

Tot slot

De beweging van uitvoerder naar regisseur betekent niet dat dienstbaarheid verdwijnt. Integendeel. Die blijft juist een enorme kracht van het vak. Alleen verschuift de focus. Niet langer alleen dienstbaar zijn aan het verzoek, maar vooral aan het resultaat. En precies daar ontstaat de managementondersteuner van morgen: zichtbaar, proactief, verbindend en toekomstbestendig.

Over de auteur

Vanuit Quadrant Advies werkt Annemarie de Martines met managementondersteuners die hun rol willen versterken zonder hun gevoel van zekerheid te verliezen. In ontwikkeltrajecten en trainingen vertaalt zij vernieuwing en AI-ontwikkelingen naar de dagelijkse praktijk van het secretariaat. Regelmatig schrijft zij blogs over haar ervaringen uit de praktijk. Onlangs verscheen haar nieuwe boek Begin vandaag aan het secretariaat van morgen. Meer informatie vind je op haar website: Quadrant Advies.