Veelgebruikte afkortingen voor zakelijke e-mails en brieven

door Ingeborg · 21 september 2024

Of je nu een belangrijke e-mail verstuurt naar een klant of een memo opstelt voor je collega’s, afkortingen worden vaak gebruikt in zakelijke communicatie. Ze helpen je om informatie kort en krachtig over te brengen. Maar wanneer gebruik je ze? En wat betekenen ze precies? In dit artikel geven we je een handig overzicht van veelgebruikte afkortingen in zakelijke e-mails en brieven.

Afkortingen met of zonder punt?

Afkortingen kunnen met of zonder punten geschreven worden. Het gebruik van punten hangt af van de lengte en bekendheid van de afkorting. Kortere afkortingen, zoals bv voor besloten vennootschap, worden vaak zonder punten geschreven, terwijl langere, formelere afkortingen zoals t.z.t. voor te zijner tijd wel punten bevatten. Een goede vuistregel is dat afkortingen die als losse letters worden uitgesproken meestal punten krijgen, terwijl afkortingen die als één woord worden uitgesproken, zoals mavo of hbo, zonder punten worden geschreven. Het is belangrijk om hier consequent in te zijn, zeker in formele correspondentie.

1. t.z.t. – te zijner tijd

Het betekent: Op een later moment of op een nog nader te bepalen tijdstip.
Voorbeeld: “De documenten zullen t.z.t. door de directie beoordeeld worden.”

Deze afkorting gebruik je als iets later gaat gebeuren, maar nog niet duidelijk is wanneer precies. Je ziet het vaak terug in formele berichten, zoals e-mails of memo’s, waarin het gaat over toekomstige plannen of beslissingen.

2. c.q. – casu quo

Het betekent: In welk geval, dan wel.
Voorbeeld: “De facturen kunnen ingediend worden bij de financiële afdeling, c.q. de administratieve dienst.”

c.q. is een afkorting die je kunt tegenkomen in formelere, zakelijke communicatie om meerdere opties of mogelijkheden aan te geven. Het is vooral handig als je verschillende keuzes of afdelingen wilt benoemen.

3. m.b.t. – met betrekking tot

Het betekent: Gerelateerd aan, over.
Voorbeeld: “De nieuwe richtlijnen m.b.t. thuiswerken worden volgende week gecommuniceerd.”

m.b.t. gebruik je vaak in informele e-mails of berichten wanneer je snel wilt verwijzen naar een onderwerp zonder een hele zin te hoeven typen. Daarnaast zie je het vaak terug in rapporten, agenda’s of vergadernotities om kort en duidelijk aan te geven waar iets over gaat. Bijvoorbeeld:

m.b.t. de planning voor volgende week…
m.b.t. het budget voor dit project…

4. n.n.b. – nog niet bekend

Het betekent: De informatie is nog niet beschikbaar of vastgesteld.
Voorbeeld: “De datum voor de jaarvergadering is n.n.b., we houden u op de hoogte.”

n.n.b. is handig als je wilt aangeven dat informatie, zoals data of tijden, nog niet bekend is. Er is nog geen beslissing genomen of als je op meer informatie wacht.

5. i.v.m. – in verband met

Het betekent: Met betrekking tot, vanwege.
Voorbeeld: “I.v.m. de renovatiewerkzaamheden is ons kantoor tijdelijk gesloten.”

i.v.m. komt zowel in formele als informele communicatie veel voor en wordt gebruikt om de relatie tussen twee zaken aan te geven. Het is een beknopte manier om verbanden te leggen tussen gebeurtenissen of omstandigheden.

Voorbeelden van afkortingen zonder punt

Afkortingen zonder punten worden vaak gebruikt wanneer ze als één woord worden uitgesproken, voorbeelden zijn:

btw – belasting toegevoegde waarde (let op: hoofdletters)
hbo – hoger beroepsonderwijs
cao – collectieve arbeidsovereenkomst
km – kilometer
m – meter
bv – besloten vennootschap (kleine letters)

Tips voor het gebruik van afkortingen:

Wees consequent: Als je eenmaal kiest voor het gebruik van afkortingen, zorg dan dat je dit op dezelfde manier gebruikt door het hele document heen. Wissel dus niet met verschillende schrijfwijzen.
Vermijd te veel afkortingen: Afkortingen zijn handig, maar een overvloed aan afkortingen kan een tekst onduidelijk maken. Gebruik afkortingen dus alleen als ze ook waarde toevoegen.
Ken je publiek: Niet iedereen is even bekend met alle afkortingen. In formele communicatie is het verstandig om afkortingen te gebruiken die breed geaccepteerd en begrepen worden. Het is ook altijd goed om de afkorting eerst een keer voluit te schrijven voordat je daarna de verkorte vorm gebruikt.