Elektrisch rijden in de planning: zo voorkom je laadstress

De afspraak staat in de agenda, de route is doorgestuurd en de reistijd lijkt ruim genoeg. Vlak voor vertrek blijkt alleen dat de elektrische auto nog maar 25 procent is opgeladen. Is dat voldoende voor de heen- en terugreis? En waar kan onderweg worden geladen als dat nodig is? Elektrisch rijden voegt een extra aandachtspunt toe aan de reisplanning. Zeker wanneer je afspraken organiseert voor een directeur, manager of collega die veel onderweg is. Je hoeft daarvoor geen verstand te hebben van autotechniek. Met een vaste controle, duidelijke afspraken en voldoende marge voorkom je al veel lastminutestress.

Waarom laden onderdeel wordt van de agenda

Bij een auto op benzine of diesel is een korte tankstop meestal makkelijk tussendoor te plannen. Laden kost vaak meer tijd en vraagt daardoor om een andere voorbereiding. Het handigste moment om te laden is meestal wanneer de auto toch stilstaat, bijvoorbeeld tijdens een vergadering, lunch, congres of hotelovernachting. Daarom gaat het bij elektrisch rijden niet alleen om de afstand naar een afspraak. Ook de rest van de dag telt mee. Moet iemand na de vergadering nog door naar een tweede locatie? Wordt de auto ’s avonds door een collega gebruikt? Of staat er de volgende ochtend alweer een vroege afspraak gepland? Door iets verder te kijken dan één enkele rit, kun je beter inschatten of er onderweg of op de locatie moet worden geladen.

Houd rekening met meer dan alleen kilometers

De actieradius die de auto aangeeft, is geen vaststaand getal. Kou, snelweggebruik, tegenwind, bagage en het gebruik van verwarming of airconditioning kunnen invloed hebben op het bereik. Plan daarom liever niet op de laatste beschikbare kilometers. Een rit van 140 kilometer vraagt meer voorbereiding wanneer de auto een bereik van 160 kilometer aangeeft dan wanneer er nog ruim 300 kilometer beschikbaar is.

Kijk bij de voorbereiding naar:

• de afstand van de heen- en terugreis;
• eventuele vervolgafspraken;
• de huidige acculading;
• laadmogelijkheden op de bestemming;
• een alternatieve laadlocatie in de omgeving.

Je hoeft niet voor iedere korte rit uitgebreid onderzoek te doen. Vooral bij langere reisdagen, onbekende locaties en strakke programma’s is een extra controle verstandig. Wie zich verder verdiept in de verschillende vormen van elektrisch rijden, merkt al snel dat de dagelijkse praktijk vooral draait om vaste routines en duidelijke verwachtingen, en veel minder om technische details.

Zo bereid je een rit met een elektrische auto voor

Met een vast stappenplan wordt de voorbereiding al snel een routine.

Stap 1. Controleer het volledige programma

Bekijk niet alleen de eerstvolgende afspraak, maar de hele reisdag. Tel de kilometers van de heenreis, terugreis en eventuele tussenstops bij elkaar op. Controleer ook of er voldoende tijd zit tussen twee afspraken. Een laadstop kan nodig zijn, maar ook druk verkeer of een volle parkeergarage kan voor vertraging zorgen.

Stap 2. Vraag naar laadmogelijkheden

Neem bij het reserveren van een vergaderlocatie of hotel standaard de volgende vraag mee:

Zijn er laadpunten beschikbaar en hoe werkt het parkeren en laden op jullie locatie?

Vraag eventueel ook:

• hoeveel laadpunten er zijn;
• of de laadplekken openbaar toegankelijk zijn;
• of vooraf aanmelden nodig is;
• of laden met een eigen laadpas mogelijk is;
• wat de parkeer- en laadkosten zijn;
• of er een maximale parkeerduur geldt.

Een locatie kan laadpunten hebben, maar dat betekent niet automatisch dat bezoekers ze zonder meer kunnen gebruiken. Soms staan ze achter een slagboom, zijn ze alleen bedoeld voor hotelgasten of is een aparte registratie nodig.

Stap 3. Zet de informatie in de agenda

Noteer de laad- en parkeerinformatie direct in de agenda-afspraak. Denk aan:

• het adres van de parkeergarage;
• de verdieping of zone waar de laadpunten staan;
• instructies voor de slagboom;
• een telefoonnummer van de locatie;
• een alternatieve laadplek in de buurt.

Zo hoeft de bestuurder onderweg niet opnieuw in e-mails of websites naar informatie te zoeken.

Stap 4. Plan een realistische buffer

Hoeveel extra tijd nodig is, verschilt per rit en per laadpunt. Zet daarom niet automatisch bij iedere afspraak dezelfde laadbuffer in de agenda. Bij een lange dag met meerdere afspraken kan 20 tot 40 minuten extra ruimte verstandig zijn. Is er tijdens een vergadering voldoende tijd om te laden, dan hoeft het programma misschien helemaal niet aangepast te worden. De belangrijkste vraag is: kan het laden plaatsvinden op een moment waarop de auto toch stilstaat?

Stap 5. Zorg voor een alternatief

Een laadpunt kan bezet, defect of lastig bereikbaar zijn. Noteer daarom bij belangrijke afspraken minimaal één alternatief in de buurt. Dat hoeft niet altijd een uitgebreide omweg te zijn. Een laadpunt bij een restaurant, hotel of parkeergarage op de route kan al voldoende zijn. Door dit vooraf uit te zoeken, voorkom je dat iemand onderweg gehaast naar een beschikbare laadplek moet zoeken.

Maak laden onderdeel van de vergaderplanning

Bij externe vergaderingen en events kun je laadmogelijkheden opnemen in dezelfde checklist als de zaalindeling, audiovisuele middelen en catering.

Een eenvoudige locatiecheck kan bestaan uit:

• parkeermogelijkheden;
• het aantal laadpunten;
• toegang tot het parkeerterrein;
• laad- en parkeerkosten;
• de mogelijkheid om vooraf te reserveren;
• alternatieve laadpunten in de omgeving.

Organiseer je een bijeenkomst waar meerdere bezoekers met een elektrische auto komen? Vraag dan vooraf wie wil laden. Zo kun je verwachtingen managen en, wanneer dat nodig is, afspraken maken over het wisselen van laadplekken. Bij een meerdaags event is het ook slim om te controleren of auto’s ’s nachts kunnen blijven staan en of het hotel een maximale laadtijd hanteert.

Afspraken voor een gedeelde bedrijfsauto

Wordt een elektrische auto door meerdere collega’s gebruikt? Dan zijn duidelijke afspraken belangrijker dan een uitgebreid systeem.

Spreek bijvoorbeeld af dat:

• een lage acculading altijd wordt gemeld;
• de auto na een lange rit zo mogelijk wordt aangesloten;
• de laadpas na gebruik op een vaste plek wordt teruggelegd;
• laadproblemen worden doorgegeven;
• geplande lange ritten tijdig in de agenda worden gezet.

Een praktische interne afspraak kan zijn:

Geef het door wanneer de acculading na gebruik lager is dan 30 procent.

Zo weet de volgende gebruiker op tijd dat de auto eerst moet worden geladen. Het gaat daarbij niet om controle, maar om het voorkomen van verrassingen.

Niet iedere elektrische auto vraagt dezelfde planning

Voor de reisvoorbereiding is het handig om te weten met welk type auto iemand rijdt. Een volledig elektrische auto rijdt alleen op de accu. Bij langere ritten moet je daarom rekening houden met het beschikbare bereik en mogelijke laadstops. Een plug-inhybride kan een beperkt aantal kilometers elektrisch rijden en daarna verder op brandstof. Dat geeft op drukke of onvoorspelbare dagen meer flexibiliteit, maar ook bij deze auto is regelmatig laden nodig om optimaal elektrisch te kunnen rijden. Je hoeft als ondersteuner niet te bepalen welk type auto het beste bij de organisatie past. Voor jouw planning is vooral belangrijk dat je weet welke auto wordt gebruikt en welke gevolgen dat heeft voor de reis.

Voorbeeldteksten voor e-mail en agenda

Met een korte standaardtekst hoef je niet iedere keer opnieuw te bedenken hoe je naar laadmogelijkheden vraagt.

In een bezoekersmail

Kom je met een elektrische auto en wil je bij ons laden? Laat het vooraf even weten. Dan controleren we of er een laadplek beschikbaar is en sturen we je de parkeerinformatie.

In een agenda-afspraak

Houd bij deze rit rekening met extra tijd voor een eventuele laadstop. De laad- en parkeerinformatie staat hieronder vermeld.

Bij het reserveren van een locatie

Zijn er laadpunten beschikbaar voor bezoekers? We ontvangen graag informatie over het aantal laadpunten, de toegang, eventuele registratie en de parkeer- en laadkosten.

Reken niet op ‘even snel volladen’

Snelladen kan onderweg veel tijd besparen, maar een snellader is niet altijd beschikbaar of vrij. Ook het laadtempo verschilt per auto, laadpunt en accuniveau. Onderweg wordt een auto bovendien vaak niet helemaal tot 100 procent opgeladen. Het doel is meestal om voldoende bereik te krijgen voor het volgende deel van de reis. Dat kan sneller zijn dan volledig opladen en voorkomt onnodig lange wachttijd. Ga daarom niet uit van één vaste laadtijd. Kijk bij belangrijke ritten vooraf hoeveel extra bereik ongeveer nodig is en welk type laadpunt beschikbaar is.

Goed voorbereid op weg

Bij elektrisch rijden zit het verschil vaak in de voorbereiding. Controleer het bereik, zet laad- en parkeerinformatie in de agenda en houd bij langere ritten voldoende ruimte in de planning. Gaat het om een gedeelde auto, spreek dan ook af wie de acculading controleert en wanneer de auto weer wordt aangesloten. Zo voorkom je haast vlak voor vertrek en wordt laden geen los aandachtspunt, maar gewoon een vast onderdeel van de reisplanning.