Zo kom je niet in de Bore-Out zone tijdens een vergadering

De “standaard” vergader tips zoals: Stel het doel van de vergadering vast, Bereid je voor en Nodig alleen collega’s uit die ook echt van belang zijn, zijn vergadertips die we nu wel kennen. Toch worden er nog steeds vergaderingen georganiseerd waar maar geen einde aan lijkt te komen. Erger jij je daar ook aan? De tips in dit artikel helpen je om niet meer in de bore-out zone terecht te komen tijdens het eerstvolgende werkoverleg.

#1 Het tijdstip van de vergadering

Begin niet meteen om 08.30 uur met vergadering. Veel mensen moeten eerst nog kinderen naar school brengen of staan dagelijks in de file, waardoor ze gewoonweg niet op tijd kunnen zijn. Organiseer de vergadering liever vlak voor de lunch of aan het einde van de dag. Waarom? Omdat dit de momenten zijn waarop mensen vaak het meest to-the-point zijn. Vlak voor de lunch hebben mensen vaak trek, dus dan wil men graag snel een besluit nemen. En aan het einde van de dag, dan wil men graag naar huis en geldt eigenlijk hetzelfde.

#2 Voorkom afleiding

Hoe vaak zie je wel niet dat een (of meerdere) van je collega’s zijn of haar laptop nog open heeft staan en dan ook nog eens een mail gaat beantwoorden. Of hoe vaak gebeurt het niet dat een collega de zaal uitloopt omdat die even een telefoontje moet aannemen. Vreselijk toch?! Veel te veel afleiden en dus niet effectief. Bovendien komt het ook nog eens heel erg ongeïnteresseerd over. Klap laptops daarom dicht en zet telefoons gewoon uit! Kondig het voor de vergadering ook aan, dan weet iedereen waar hij of zij aan toe is.

#3 Niet te lang

Een overleg zou, vanwege onze aandachtsboog, nooit langer dan een uur moeten duren. Hier zijn diverse onderzoeken op losgelaten. Laat een vergadering dus niet langer duren… En geef ook per agendapunt een maximale tijdsduur aan. Zet de duur gewoon achter ieder agendapunt en deel het van tevoren ook nog een keer mee (max 10 minuten/een kwartier per agendapunt bijvoorbeeld). Zo weten alle deelnemers dat ze niet te lang mogen doorpraten over één bepaald punt. En de voorzitter kan dan ook melden dat de tijd bijna om is. Zo kan je met z’n allen effectief blijven vergaderen.

#4 Bepaal vervolgacties

Een nieuwe vergadering plannen omdat de vorige vergadering niet met concrete acties eindigde is zeker niet effectief. Zorg dus voor overzicht door duidelijk te melden (en in de notulen op te nemen!) wie aan de slag gaat met welke taak. Dan kan je de volgende vergadering terugkomen op de gemaakte afspraken. Als je dat altijd zo doet, dan weten alle deelnemers dat er effectief vergaderd wordt.

Vergaderingen blijven nodig om de samenwerking goed te laten verlopen en iedereen op één lijn te houden of te krijgen. Wil jij leren hoe je effectief kunt vergaderen? Bekijk dan het overzicht van cursussen op het gebied van vergaderen.

Nog meer vergadertips lezen?
Lees dan onderstaande artikelen ook eens door.

• Effectief online vergaderen?
• Vergaderen in 5 stappen: van tijdverlies naar tijdwinst
• 6 Tips voor een gestructureerd online overleg