Alternatief voor OneNote? 10 praktische tools voor je notities

OneNote is voor veel secretaresses en support professionals een bekende tool. Zeker wanneer je organisatie met Microsoft 365 werkt, ligt het voor de hand om OneNote te gebruiken. Toch werkt OneNote niet voor iedereen even prettig. Misschien vind je het handig dat je veel kunt ordenen, maar raak je tegelijk het overzicht kwijt door alle notitieblokken, tabbladen en pagina’s. In dit artikel vind je 10 praktische alternatieven voor OneNote. Niet om OneNote direct af te schrijven, maar wel om je te helpen kiezen welke notitietool het beste aansluit bij jouw werkdag.

Waar moet je op letten bij een alternatief voor OneNote?

Niet elk alternatief in dit overzicht is een klassieke notitie-app. Sommige tools zijn vooral handig voor snelle persoonlijke notities, terwijl andere juist sterker zijn in samenwerken, documenten delen of projectinformatie verzamelen. Kijk daarom vooral naar wat je nodig hebt in je werkdag.

Voordat je enthousiast een nieuwe tool gaat proberen, is het slim om eerst te bedenken wat je precies nodig hebt. Een alternatief voor OneNote is namelijk pas handig als het jouw werk echt makkelijker maakt.

Kijk daarom eerst naar je dagelijkse werkzaamheden. Maak je vooral korte notities tijdens telefoongesprekken? Dan heb je waarschijnlijk iets anders nodig dan wanneer je complete projectdossiers of vergaderverslagen bewaart. Werk je veel samen met collega’s? Dan zijn delen en gezamenlijk bewerken belangrijk. Gebruik je notities vooral voor jezelf? Dan telt eenvoud misschien zwaarder dan samenwerking.

Let ook op de digitale omgeving waarin je werkt. Zit jouw organisatie volledig in Microsoft 365, dan is een tool als Microsoft Loop logischer dan wanneer je met Google Workspace werkt. Werk je juist veel op een iPhone, iPad of Mac, dan kan Apple Notities heel prettig zijn.

Een ander belangrijk punt is veiligheid als je regelmatig met vertrouwelijke informatie werkt. Denk aan personeelszaken, bestuursstukken, klantgegevens, interne besluiten of conceptdocumenten. Niet elke gratis notitietool is geschikt voor zakelijke informatie. Check daarom altijd of een tool past binnen het beleid van je organisatie.

Tot slot is gebruiksgemak belangrijk. Een tool kan nog zo veel functies hebben, maar als je tijdens een overleg moet zoeken waar je iets moet opslaan, werkt het niet prettig. Een goed alternatief voor OneNote moet snel, logisch en overzichtelijk zijn.

1. Microsoft Loop

Microsoft Loop is interessant wanneer je organisatie al veel werkt met Microsoft 365. Het is geen exacte vervanger van OneNote. OneNote werkt meer als een digitaal notitieblok waarin je informatie bewaart en ordent. Loop is meer een gezamenlijke werkruimte waarin je met collega’s aan projectinformatie, taken en plannen werkt.

Je kunt Loop gebruiken om informatie rond een project op één plek te verzamelen. Denk aan een planning, takenlijst, overlegpunten, links naar documenten en openstaande vragen. Dat maakt Loop vooral handig bij projecten waarbij meerdere mensen betrokken zijn.

Voor secretaresses kan dit praktisch zijn bij de voorbereiding van een bijeenkomst, onboarding van een nieuwe medewerker, een intern project of een managementoverleg. In plaats van losse notities en losse actiepunten kun je één gezamenlijke pagina gebruiken waar iedereen de laatste informatie ziet.

Het voordeel van Microsoft Loop is dat het goed aansluit op de Microsoft-omgeving. Het nadeel is dat niet iedereen er al mee werkt. Je moet dus soms eerst collega’s meenemen in de manier van werken.

Gratis of betaald? Microsoft Loop is meestal gekoppeld aan Microsoft 365. Of je het kunt gebruiken, hangt af van het abonnement en de instellingen binnen je organisatie.

Microsoft Loop is vooral handig als je een alternatief voor OneNote zoekt voor gezamenlijke projectnotities, actiepunten en actuele projectpagina’s.

2. Notion

Notion is een populaire notitie- en organisatietool waarmee je notities, taken, databases, projectinformatie en kennisbanken kunt combineren. Dat klinkt misschien uitgebreid, en dat is het ook. Juist daardoor is Notion vooral handig voor mensen die graag structuur aanbrengen.

Je kunt in Notion bijvoorbeeld een pagina maken voor een project, met daaronder een takenlijst, planning, contactpersonen, vergadernotities en belangrijke documenten. Ook kun je werken met vaste formats, zodat je niet telkens opnieuw hoeft te bedenken hoe je iets vastlegt.

Voor support professionals kan Notion handig zijn bij contentplanning, eventorganisatie, leveranciersoverzichten, draaiboeken of interne kennisbanken. Je kunt veel informatie netjes bij elkaar houden.

Het vraagt wel wat inrichting. Notion is niet de meest simpele tool als je alleen snel een korte notitie wilt maken. Maar zoek je een alternatief voor OneNote waarmee je meer structuur en overzicht kunt aanbrengen, dan is Notion zeker het bekijken waard.

Gratis of betaald? Notion heeft een gratis versie en betaalde abonnementen voor uitgebreidere functies, samenwerking en zakelijk gebruik.

3. Evernote

Evernote is al jaren een bekende naam onder de notitietools. De tool is vooral sterk in het verzamelen, ordenen en terugvinden van informatie. Je kunt er notities in maken, maar ook taken bijhouden, documenten scannen, webpagina’s bewaren en informatie koppelen aan je agenda.

Dat maakt Evernote handig wanneer je veel informatie uit verschillende bronnen verzamelt. Denk aan research voor een evenement, een nieuwsbrief, een leveranciersvergelijking of een presentatie. Je kunt stukken informatie bewaren en later terugvinden via zoekfuncties, notitieboeken en tags.

Voor secretaresses die regelmatig informatie verzamelen en overzicht willen houden over notities, taken en documenten, kan Evernote dus praktisch zijn. Je hoeft minder te zoeken in je mailbox, browsergeschiedenis of downloads.

Het nadeel is dat Evernote voor sommige gebruikers wat uitgebreider aanvoelt dan een simpele notitietool. Het komt vooral tot zijn recht als je de verzamel-, zoek- en organisatiefuncties echt gebruikt.

Gratis of betaald? Evernote heeft een gratis versie, maar die is beperkt. Voor meer notities, meer apparaten, meer opslag en uitgebreidere functies heb je een betaald abonnement nodig.

Evernote is een goed alternatief voor OneNote als je veel informatie wilt bewaren, ordenen en later makkelijk wilt terugvinden.

4. Google Keep

Google Keep is een eenvoudige notitietool van Google. Je gebruikt deze tool vooral voor korte notities, lijstjes, afbeeldingen, audio en herinneringen.

Google Keep is geen uitgebreide vervanger van OneNote, maar wel handig voor snelle notities tussendoor. Denk aan een terugbelverzoek, een kort actiepunt dat je niet wilt vergeten of een idee dat je later wilt uitwerken.

Voor grote projectdossiers of uitgebreide vergaderverslagen is Google Keep minder geschikt. Daarvoor is de tool te eenvoudig. Maar juist die eenvoud kan prettig zijn als je snel iets wilt vastleggen zonder veel gedoe.

Werk je veel met Google Workspace, dan sluit Google Keep goed aan op je dagelijkse omgeving. Voor persoonlijke lijstjes en korte werknotities is dit een toegankelijk alternatief voor OneNote.

Gratis of betaald? Google Keep is gratis te gebruiken met een Google-account. Voor organisaties valt het vaak binnen Google Workspace.

5. Google Docs

Google Docs is geen klassieke notitie-app, maar in de praktijk wordt het vaak wel zo gebruikt. Zeker voor vergadernotities en gedeelde documenten is Google Docs heel handig.

Je kunt samen met collega’s in één document werken, opmerkingen plaatsen, wijzigingen volgen en het document opslaan in Google Drive. Voor overlegnotities kun je eenvoudig een vast format gebruiken met kopjes zoals datum, aanwezigen, besproken punten, besluiten en actiepunten.

Voor teams die al met Google Workspace werken, is Google Docs een logische keuze. Iedereen kent de basis meestal al, waardoor je minder uitleg nodig hebt.

Het nadeel is dat Google Docs minder voelt als een digitaal notitieblok. Je moet zelf zorgen voor een duidelijke mappenstructuur in Google Drive. Doe je dat niet, dan ontstaat alsnog rommel.

Gratis of betaald? Google Docs is gratis te gebruiken met een Google-account. Voor organisaties is het meestal onderdeel van een betaald Google Workspace-abonnement.

Google Docs is vooral handig als je een praktisch alternatief voor OneNote zoekt voor gedeelde vergaderverslagen en samen schrijven.

6. Apple Notities

Apple Notities is een fijne optie voor wie veel werkt met een iPhone, iPad of Mac. De tool is standaard aanwezig op Apple-apparaten en daardoor heel laagdrempelig.

Je kunt er tekstnotities, checklists, tabellen, scans, afbeeldingen en bijlagen in bewaren. Ook kun je notities vastzetten of ordenen in mappen. Voor persoonlijk gebruik werkt Apple Notities snel en prettig.

Voor secretaresses kan Apple Notities handig zijn voor korte notities onderweg, persoonlijke actielijstjes, ideeën, belnotities of snelle scans. Werk je met een iPad en Apple Pencil, dan kun je ook handgeschreven aantekeningen maken.

Voor grote teams of uitgebreide samenwerking is Apple Notities meestal minder geschikt. Maar voor persoonlijk gebruik binnen het Apple-ecosysteem is het een sterk en eenvoudig alternatief voor OneNote.

Gratis of betaald? Apple Notities is gratis op Apple-apparaten. Voor synchronisatie gebruik je iCloud; extra iCloud-opslag kan betaald zijn.

7. Obsidian

Obsidian is een notitietool voor mensen die graag kennis opbouwen en verbanden leggen tussen notities. Je kunt notities aan elkaar koppelen en zo een persoonlijke kennisbank of eigen wiki maken.

Obsidian werkt met een paar vaste onderdelen:

• Vault: dit is je kluis of hoofdmap. Hierin staan je notities en de instellingen die bij jouw Obsidian-omgeving horen.
• Mappen: binnen je vault kun je mappen maken, zoals je die ook kent van je computer. Obsidian maakt letterlijk een map op je computer waarin je notities worden opgeslagen. Daardoor blijven je notities echt van jou.
• Links: je kunt notities makkelijk aan elkaar koppelen. Dat doe je door in een notitie te verwijzen naar een andere notitie. In Obsidian kan dat bijvoorbeeld door de titel van die notitie tussen dubbele haakjes te zetten.
• Tags: met tags kun je notities bundelen rond een onderwerp. Het verschil met links is dat een link naar een eigen notitiepagina kan verwijzen, terwijl een tag vooral bedoeld is om notities te groeperen.

Dit is vooral handig als je veel informatie verzamelt over terugkerende onderwerpen. Denk aan artikelideeën, taaladviezen, projectkennis, vergaderinzichten of research voor langere teksten. Ook voor wie veel content maakt of informatie wil hergebruiken, kan Obsidian waardevol zijn.

Obsidian is minder geschikt voor mensen die gewoon snel een paar losse notities willen maken. De kracht zit juist in het koppelen van informatie. De tool vraagt bovendien wat meer gewenning, onder andere door het gebruik van markdown, sneltoetsen en de vele instelmogelijkheden.

Voor support professionals die veel schrijven, plannen of kennis verzamelen, kan Obsidian interessant zijn. Zoek je vooral een eenvoudige tool voor snelle notities, dan zijn Google Keep, Apple Notities of Zoho Notebook waarschijnlijk laagdrempeliger.

Gratis of betaald? Obsidian is gratis te gebruiken, ook voor zakelijk gebruik. Voor extra diensten, zoals synchronisatie via Obsidian Sync of het publiceren van notities via Obsidian Publish, betaal je apart.

Obsidian is een alternatief voor OneNote voor wie notities niet alleen wil bewaren, maar ook slim met elkaar wil verbinden.

8. Joplin

Joplin is een open-source notitietool die vaak wordt gekozen door gebruikers die privacy en controle belangrijk vinden. Je kunt notities maken, ordenen en synchroniseren, waarbij de tool ook mogelijkheden biedt voor versleuteling.

Voor zakelijke gebruikers is dit vooral interessant wanneer privacy een belangrijk aandachtspunt is. Denk wel goed na voordat je vertrouwelijke informatie in een nieuwe tool zet. Overleg bij twijfel altijd met IT of de privacyverantwoordelijke binnen je organisatie.

Joplin is minder bekend dan sommige andere tools in dit rijtje, maar kan juist aantrekkelijk zijn voor wie niet volledig afhankelijk wil zijn van grote commerciële platforms.

Voor de gemiddelde secretaresse is Joplin misschien iets technischer dan nodig. Maar zoek je een alternatief voor OneNote waarbij open source en privacy zwaarder wegen, dan is Joplin een interessante optie.

Gratis of betaald? Joplin is gratis en open source. Voor Joplin Cloud, waarmee je makkelijker synchroniseert en deelt, zijn betaalde abonnementen beschikbaar.

9. Zoho Notebook

Zoho Notebook is een visueel aantrekkelijke notitietool waarin je verschillende soorten notities kunt maken. Denk aan tekstnotities, checklists, audio, afbeeldingen en schetsen.

De tool werkt met notitiekaarten, waardoor je informatie op een overzichtelijke manier kunt bewaren. Dat kan prettig zijn als je visueel bent ingesteld en niet graag in lange lijsten met notities werkt. Zoho Notebook is vooral handig voor losse notities, actielijstjes, ideeën, korte overlegpunten en persoonlijke werkoverzichten. Het voelt minder zakelijk en zwaar dan sommige andere tools, waardoor het laagdrempelig werkt.

Gebruik je al andere Zoho-tools binnen je organisatie, dan kan Zoho Notebook extra logisch zijn. Werk je vooral in Microsoft 365 of Google Workspace, dan moet je bekijken of het goed aansluit op je bestaande werkwijze.

Gratis of betaald? Zoho Notebook heeft een gratis versie en betaalde mogelijkheden voor uitgebreidere functies.

Zoho Notebook is vooral een prettig alternatief voor OneNote als je een eenvoudige en visuele notitietool zoekt.

10. Dropbox Paper

Dropbox Paper is vooral gericht op samenwerken aan documenten en ideeën. Je kunt er teksten, taken, opmerkingen en media in combineren. Daardoor is het meer een online document- en samenwerkingstool dan een traditionele notitie-app.

Voor teams die al Dropbox gebruiken, kan Dropbox Paper handig zijn voor brainstorms, projectnotities, vergaderdocumenten en gezamenlijke plannen. Je kunt samen werken aan één document en acties of opmerkingen toevoegen.

Voor secretaresses kan dit handig zijn bij de voorbereiding van een evenement, een interne sessie, een projectoverleg of een lijst met gezamenlijke actiepunten. Het werkt vooral goed wanneer meerdere mensen in hetzelfde document moeten meedenken.

Dropbox Paper is minder logisch als je vooral persoonlijke notities wilt maken. Daarvoor zijn andere tools eenvoudiger. Houd er ook rekening mee dat Dropbox Paper vooral via de webversie wordt gebruikt; de losse mobiele Paper-app is stopgezet.

Gratis of betaald? Dropbox Paper is gratis beschikbaar met een Dropbox-account. Extra opslagruimte en zakelijke Dropbox-functies kunnen betaald zijn.

Dropbox Paper is vooral een praktisch alternatief voor OneNote als je al met Dropbox werkt en samen aan documenten, ideeën en actiepunten wilt werken.

Kies wat bij je werk past

Een alternatief voor OneNote kiezen hoeft geen grote overstap te zijn. Test eerst één tool voor één soort notitie. Merk je dat je sneller werkt, minder zoekt en informatie makkelijker terugvindt? Dan past de tool waarschijnlijk goed bij je. Blijft het rommelig, dan ligt het misschien niet aan de tool, maar aan de structuur.

Welke notitietool je ook kiest, duidelijke afspraken blijven belangrijk. Waar bewaar je notities? Hoe noem je documenten? En waar zet je actiepunten?

Kies dus niet automatisch voor de populairste oplossing, maar voor het alternatief dat past bij jouw manier van werken.