Hoe maak je een team op Teams? Een praktische uitleg

Microsoft Teams kan een fijne centrale plek zijn voor overleg, bestanden en samenwerking. Maar dan moet de basis wel kloppen. Want een team zonder duidelijke naam, logische kanalen of goede afspraken verandert al snel in nóg een plek waar je moet zoeken. Daarom is het handig om te weten hoe je een nieuw team maakt, hoe je collega’s toevoegt en hoe je een team weer verlaat als je er niets meer mee doet. In dit artikel leggen we het stap voor stap uit.

Rechten om een team aan te maken

Zie je de optie Team maken of Nieuw team niet in Microsoft Teams? Dan ligt dat meestal aan de instellingen binnen de organisatie. Je kunt dan bij IT of de applicatiebeheerder aanvragen of er een team wordt aangemaakt voor het project, overleg of de werkgroep waarvoor je Teams wilt gebruiken.

Geef bij je aanvraag meteen een goed doordachte teamnaam door, samen met het doel van het team, wie eigenaar moet worden en welke collega’s toegang nodig hebben. Kies een naam die ook later nog duidelijk is, bijvoorbeeld met de projectnaam, afdeling of het jaartal erin. Dat voorkomt extra afstemming achteraf én maakt het team makkelijker terug te vinden.

Hoe maak je een team op Teams?

Mag je zelf een team aanmaken? Dan doe je dat zo:

1. Open Microsoft Teams.
2. Ga links in het menu naar Teams.
3. Rechts verschijnt de optie Team maken of lid worden van een team.
4. Klik op Team maken.
5. Vul een duidelijke teamnaam in.
6. Voeg eventueel een korte beschrijving toe.
7. Kies de juiste privacy-instelling: privé of openbaar. Denk hier goed over na, zeker als je met vertrouwelijke informatie werkt. Aanpassen kan soms later nog, maar dat hangt af van je rechten en de instellingen binnen je organisatie.
8. Voeg leden toe of doe dit later. Dit kunnen collega’s binnen je organisatie zijn, maar soms ook externe personen, zoals een leverancier, trainer of projectpartner. Externe toegang hangt wel af van de instellingen binnen je organisatie.
9. Klik op Maken.

Rollen in Teams: eigenaar, lid of gast

In Microsoft Teams werk je met verschillende rollen. Een eigenaar beheert het team en kan bijvoorbeeld instellingen aanpassen, leden toevoegen of verwijderen en kanalen beheren. Een lid kan deelnemen aan gesprekken, bestanden bekijken en samenwerken binnen het team.

Daarnaast kun je soms ook gasten toevoegen. Dat zijn externe personen, zoals een leverancier, trainer, klant of projectpartner. Of dit mogelijk is, hangt af van de instellingen binnen je organisatie.

Wees voorzichtig met het geven van eigenaarrechten. Het lijkt handig om meerdere mensen beheerder te maken, maar hoe meer eigenaren een team heeft, hoe groter de kans dat instellingen per ongeluk worden aangepast. Spreek daarom duidelijk af wie het team beheert en wie gewoon als lid kan deelnemen.

Hoe voeg je iemand toe op Teams?

Wil je iemand toevoegen aan een bestaand team? Dan heb je meestal eigenaarrechten nodig. Ben je geen eigenaar van het team, dan zie je de optie om leden toe te voegen mogelijk niet.

Zo voeg je iemand toe aan een team in Microsoft Teams:

1. Ga in Microsoft Teams naar Teams.
2. Zoek het team waaraan je iemand wilt toevoegen.
3. Klik op de drie puntjes naast de teamnaam.
4. Kies Lid toevoegen of Team beheren.
5. Typ de naam of het e-mailadres van de persoon.
6. Selecteer de juiste persoon.
7. Kies of iemand lid of eigenaar wordt.
8. Klik op Toevoegen.

Voeg je iemand van buiten de organisatie toe, bijvoorbeeld een leverancier, trainer of projectpartner? Controleer dan eerst of gasttoegang binnen jouw organisatie is toegestaan. Kijk ook goed of er in het team geen informatie staat die niet voor externe personen bedoeld is.

Kanalen en tabbladen inrichten: houd het simpel

Een team bestaat uit kanalen en tabbladen. Kanalen gebruik je om onderwerpen binnen een team te ordenen, bijvoorbeeld Planning, Vergaderingen of Communicatie. Binnen elk kanaal staan bovenaan tabbladen. Via die tabbladen ga je naar de gesprekken, bestanden en extra informatie die bij dat kanaal horen.

Standaard zie je in een kanaal meestal deze tabbladen:

Posts – Berichten
Hier staan de gesprekken en kanaalberichten.

Files – Bestanden
Hier staan de documenten die in het kanaal worden gedeeld.

Shared – Gedeeld
In sommige Teams-versies heet Bestanden inmiddels Gedeeld. Hier vind je gedeelde bestanden en informatie terug.

Maak dus niet voor alles een apart kanaal aan. Voor een projectteam kun je bijvoorbeeld starten met kanalen zoals:

• Algemeen voor brede updates;
• Planning voor deadlines, mijlpalen en voortgang;
• Vergaderingen voor agenda’s, notulen en besluiten;
• Actiepunten voor taken en opvolging;
• Communicatie voor interne updates, uitnodigingen of berichten.

Bestanden hoef je meestal geen apart kanaal te geven. Die kun je binnen het juiste kanaal plaatsen via het tabblad Bestanden of Gedeeld. Zo staat een draaiboek bijvoorbeeld bij het kanaal Planning en een notulenbestand bij Vergaderingen.

Via het plusje (+) kun je zelf extra tabbladen toevoegen. Denk aan Planner, OneNote, een belangrijk Excel-bestand, een SharePoint-pagina, Forms of een website. Zo zet je veelgebruikte informatie direct zichtbaar bovenaan het kanaal en hoeft niemand ernaar te zoeken.

Merk je later dat een onderwerp veel eigen berichten, bestanden of acties krijgt? Dan kun je altijd nog een extra kanaal aanmaken. Zo groeit de structuur mee met het werk, zonder dat iedereen vanaf dag één door een lange lijst kanalen moet zoeken.

Maak duidelijke afspraken binnen het team

Een nieuw team aanmaken is één ding. Het overzicht bewaren is vaak de grotere uitdaging. Maak daarom bij de start een paar eenvoudige afspraken, zodat iedereen weet waar informatie hoort.

Denk bijvoorbeeld aan afspraken over:

• waar je algemene updates plaatst;
• waar bestanden worden opgeslagen;
• hoe documenten worden genoemd;
• wie actiepunten bijhoudt;
• wanneer je een kanaalbericht gebruikt;
• wanneer een losse chat handiger is;
• wie leden mag toevoegen;
• wanneer het team wordt opgeruimd.

Je hoeft hier geen uitgebreid document van te maken. Een kort bericht in het kanaal Algemeen is vaak al genoeg.

Welkom in dit team. We gebruiken dit team voor alle informatie rondom dit project. Plaats algemene updates in Algemeen, bestanden bij het juiste kanaal en actiepunten bij de betreffende vergadering. Zo houden we alles overzichtelijk bij elkaar.

Hoe verlaat je een team in Teams?

Soms sta je nog in teams waar je weinig of niets meer mee doet. Bijvoorbeeld van een afgerond project, een tijdelijke werkgroep of een overleg waarbij je niet meer betrokken bent. Dan kan het prettig zijn om je Teams-overzicht op te ruimen.

In sommige gevallen kun je een team zelf verlaten. Klik daarvoor op de drie puntjes naast de teamnaam en kijk of de optie Team verlaten zichtbaar is.

Zie je alleen Verbergen? Dan kun je het team waarschijnlijk niet zelf verlaten. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat het team door de organisatie wordt beheerd of omdat je rechten beperkt zijn. Je kunt het team dan wel verbergen, zodat het minder prominent in beeld staat. Wil je echt uit het team worden verwijderd, dan kun je dit vragen aan de teameigenaar, IT of functioneel beheer.

Veelgestelde vragen over Teams

1. Hoe maak je een team op Teams?

Je maakt een team via Teams en daarna Team maken of Team maken of lid worden van een team. Vervolgens geef je het team een duidelijke naam, kies je de privacy-instelling en voeg je leden toe. Zie je de optie niet? Dan wordt het aanmaken van teams waarschijnlijk centraal beheerd binnen je organisatie.

2. Hoe voeg je iemand toe op Teams?

Ga naar het juiste team, klik op de drie puntjes naast de teamnaam en kies Lid toevoegen of Team beheren. Typ de naam of het e-mailadres van de persoon en kies of diegene lid of eigenaar wordt.

3. Hoe verlaat je een team in Teams?

Klik op de drie puntjes naast de teamnaam en kijk of de optie Team verlaten zichtbaar is. Zie je alleen Verbergen? Dan kun je het team waarschijnlijk niet zelf verlaten. Je kunt dan het team verbergen of vragen aan de teameigenaar, IT of functioneel beheer of je uit het team verwijderd kunt worden.

4. Wanneer is een nieuw team handig?

Een nieuw team is handig wanneer je met een vaste groep mensen samenwerkt aan een project, afdeling, evenement, onboardingtraject of werkgroep. Gaat het alleen om een korte vraag of snelle afstemming? Dan is een gewone chat meestal voldoende.

5. Wat is het verschil tussen een team, kanaal en tabblad?

Een team is de centrale plek voor samenwerking. Kanalen gebruik je om onderwerpen binnen dat team te ordenen, zoals Planning of Vergaderingen. Tabbladen staan bovenaan binnen een kanaal, bijvoorbeeld Posts – Berichten en Files – Bestanden of Shared – Gedeeld.

Maak van Teams geen tweede zoekmachine

Een nieuw team aanmaken in Microsoft Teams is meestal zo gebeurd. Maar daarna begint het echte werk pas: zorgen dat iedereen weet waar berichten, bestanden en afspraken thuishoren. Juist voor secretaresses en support professionals, die vaak meerdere projecten, overleggen en collega’s tegelijk ondersteunen, maakt die structuur veel verschil. Een duidelijke teamnaam, een paar logische kanalen en bewuste keuzes bij het toevoegen van leden voorkomen dat informatie overal en nergens terechtkomt. Maak een team dus niet aan omdat het kan, maar omdat het helpt.