Voorkom brandjes blussen: houd overzicht op gedelegeerde zaken

Stel dat je een volledig overzicht hebt over álles wat je aan anderen hebt gevraagd, wat je bij leveranciers hebt besteld of over andere zaken waarbij je graag een “oogje in het zeil” wil houden. Daarmee voorkom je dat je op het laatste moment brandjes moet blussen.

Grote kans dat jij in jouw functie regelmatig zaken delegeert. De bal ligt dan even niet bij jou, maar je wil wel in de gaten houden dat deze zaken op tijd worden opgepakt. Hoe houd je hier het overzicht op en zorg je ervoor dat je op tijd in actie komt als terugkoppeling op de gedelegeerde zaken uitblijft?

Ik onthoud het wel

Misschien ben jij iemand met een super goed geheugen, ontgaat jou nooit iets en herinnert jouw brein jou altijd op het juiste moment. Die kans is echter klein, want je brein is niet gemaakt om jou op het juiste moment de juiste reminder te geven. Daarom gebeurt het regelmatig dat je iets bedenkt wat je had moeten doen als je bijvoorbeeld het kantoorpand uitloopt of vervelender nog, als je net in bed ligt. Je brein is uitermate geschikt om over zaken na te denken, maar zicht houden op gedelegeerde zaken kan op een handigere manier.

Goed georganiseerde geheugensteuntjes

Maak het jezelf makkelijk en gebruik een ‘Wachten op lijst’. Vanaf het moment dat ik door David Allen werd opgeleid in Getting Things Done, ben ik deze lijst gaan gebruiken. Wat een uitkomst! Er is geen dag meer voorbij gegaan dat er een brandje ontstond die ik op stel en sprong moest blussen, omdat ik vergeten was dat een ander actie had moeten ondernemen, maar dat niet had gedaan. Natuurlijk ligt de verantwoordelijkheid ook bij de ander, maar vaak is het toch de managementondersteuner die het uiteindelijk op mag lossen of de boodschap mag brengen dat de deadline niet behaald is.

Maak daarom gebruik van een goed gecategoriseerd systeem voor geheugensteuntjes voor alle dingen die je aan anderen overlaat en waar je dus op moet wachten. Zo zorg je ervoor dat anderen hun verplichtingen nakomen, voordat er een crisis ontstaat door hun gebrek aan actie.

Waar gebruik je de Wachten op lijst voor?

Een aantal voorbeelden op een rij die voor jou van toepassing kunnen zijn:

• Je hebt je collega gevraagd om het projectplan van project XYZ naar je toe te sturen zodat je dit kunt toevoegen aan de dagmap van je manager voor het overleg met opdrachtgever A.
• Je hebt een bestelling gedaan die nog moet binnenkomen.
• Je hebt ergens navraag over gedaan en wacht op terugkoppeling
• Je hebt een vergaderverzoek verstuurd waarvan je de reactie van de genodigden in de gaten moet houden.
• Je wacht nog op een vergaderstuk voor het overleg van volgende week dinsdag. Dit moet je uiterlijk a.s. donderdag binnen hebben zodat je de vergaderstukken kunt versturen naar alle genodigden van het overleg.

Slimmer werken met de Wachten op lijst

Wanneer jouw actie is dat je wacht op een actie van een ander, dan kun je dit noteren op je Wachten op lijst.  Hoe werk je met de Wachten op lijst?

• Maak dan een aparte takenlijst aan voor jouw ‘Wachten op’ items. Heb je weinig delegeerde zaken waar je op wacht dan volstaat een aparte categorie op je takenlijst ook.
• Einddatum: gebruik een reële einddatum voor gedelegeerde zaken. Dit kan een einddatum zijn voor het moment dat jij de status wil checken of de deadline waarop jij actie/terugkoppeling/levering nodig hebt. Zo kun je op tijd rappelleren en voorkom je dat afhankelijk bent van derden die niet leveren.
• Bekijk je Wachten op lijst zo vaak als nodig is, maar niet vaker dan dat. Afhankelijk van het aantal items op de lijst kijk je er één keer per dag tot één keer per week naar.
• Onderneem actie wanneer je ziet dat een deadline nadert. Je kunt dan bijvoorbeeld een herinneringsmail sturen.

To do tip

Neem nu 3 minuten de tijd om alle zaken waar jij nu op wacht te noteren. Stuur zo nodig ook direct herinneringsmails uit als je constateert dat je al terugkoppeling had moeten ontvangen. Zo zijn alle zaken waar jij je verantwoordelijk voor voelt en die nu bij anderen liggen uit je hoofd en heb jij meer ruimte om na te denken over andere belangrijke zaken.

Geschreven door: Vivianne Kroone

Vivianne Kroone is expert op het gebied van slimmer werken. Met haar trainingen en coachingsprogramma’s helpt ze vanuit haar eigen bedrijf professionals inzicht te krijgen in hun werkzaamheden, zodat ze meer resultaat behalen in hun werk. Hierdoor komt meer rust, energie en tijd voor de dingen die zij écht belangrijk vinden in het leven.

Haar carrière als management assistent nam een vogelvlucht toen zij slim haar werk leerde te organiseren en vanaf dat moment besloot ze iedere dag een paar procent persoonlijk te groeien. Zo groeide ze door naar officemanager en later naar coördinator van het secretariaat binnen een grote gemeentelijke organisatie.

Vivianne zet graag slimme tools en programma’s in om het werk makkelijker te maken. Zo is Outlook één van haar favoriete tools. Meer inspiratie over slimmer werken vind je op viviannekroone.nl.