Op naar effectief e-mailbeheer met deze handige tips

Dagelijks worden we geconfronteerd met een stortvloed aan berichten die variëren van urgente verzoeken tot algemene correspondentie. Effectief e-mailbeheer en kennis van online tools is een belangrijke vaardigheid voor Secretaresses en Support Professionals. Door een aantal slimme strategieën toe te passen kan je de e-mailstroom beheersen en tegelijkertijd je productiviteit verhogen. In dit blog een aantal handige tips.

#1 Zorg voor een sterke onderwerpregel

Op basis van het onderwerp besluit iemand om de e-mail te openen, te negeren of zelfs te verwijderen. Vermijd onderwerpregels zoals ‘ACTIE’, ‘BELANGRIJK’ of ‘GRAAG LEZEN’, want dat komt onprofessioneel over. Houd het liever simpel en overzichtelijk. Probeer een duidelijke onderwerpregel te maken die het onderwerp of de actie samenvat. Dan weet de ontvanger meteen waar je e-mail over gaat en welke actie je van hem of haar verwacht.

#2 Vermijd excuustaal

Er zijn een aantal woorden die je beter kan vermijden. Denk hierbij aan woorden zoals ‘sorry’, ‘maar’, ‘toevallig’, ‘in principe’, ‘misschien’ en ‘als het uitkomt’. Deze woorden ontkrachten de hele zin. Concentreer je liever op de boodschap en de actiepunten die moeten worden besproken.

#3 Gebruik de snelle stappen functie

Maak gebruik van de verschillende functies van je e-mailsoftware. Gebruik bijvoorbeeld de snelle stappen functie in Outlook. Met de snelle stappen functie kan je met één klik op de knop meerdere taken tegelijk uitvoeren. Denk hierbij aan het verplaatsen van e-mails naar specifieke mappen en het verzenden van diverse standaardreacties.

#4 Zorg voor overzicht

Maak een aantal mappen met een duidelijke, korte omschrijving en versleep je berichten over dat onderwerp daarnaartoe. Ook het aanmaken van kleurcategorieën helpt je om e-mails sneller terug te vinden.

Heb je belangrijke To-do mails? Maak daar dan een Taak van. Dit kan je doen door de e-mail naar je takenlijst te slepen. Geef de taak een deadline/datum mee. Zo vergeet je niets meer. Door je Inbox overzichtelijk te houden, kan je belangrijke berichten snel en efficiënt vinden en adequaat reageren op belangrijke zaken.

Bij effectief e-mailbeheer hoort ook regelmatig tijd reserveren voor het opruimen van je Inbox. Verwijder onnodige e-mails en archiveer berichten en overbodige mappen. Dit helpt je niet alleen om overzicht te houden, maar helpt je ook bij het verminderen van stress, omdat je niet lang hoeft te zoeken naar berichten.

#5 Gebruik de juiste AI-Tools

Leer om de juiste AI-tools te gebruiken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ChatGPT of Grammarly. Grammarly gebruik je voor een snelle grammatica- en spellingcontrole in het Engels. En ChatGPT kan je helpen bi het opstellen van doeltreffende (zakelijke) e-mails.

Effectief e-mailbeheer tips:

• Maak een professionele handtekening
• Vermijd overmatige opmaak (zo min mogelijk emoji’s en vetgedrukte woorden!)
• Denk goed na of het wel handig om om op de ‘Allen beantwoorden’ knop te drukken
• Weet wanneer e-mail niet geschikt is als communicatiemiddel (bellen is soms beter)
• Stuur geen e-mails als je emotioneel bent (tel eerst tot 10!)
• Overweeg een algehele Inbox- ZERO
• Wees spaarzaam met de ‘CC’ en ‘BCC-regel’
• Gebruik sneltoetsen om te navigeren