Outlook tips die je veel tijd besparen

Outlook staat bij velen van ons de hele werkdag open. Met Outlook kan je veel meer dan alleen e-mails versturen en afspraken inplannen. In dit blog delen we daarom graag 6 super handige en slimme Outlook tips die jou veel tijd kunnen besparen. Maak er gebruik van!

#1 zet je werkdagen in je agenda

Werk je niet de hele week en/of niet alle dagen van 08.30 tot 17.00 uur? Pas je agendapatroon dan even aan op je eigen werktijden en werkdagen. Het voordeel hiervan is dat als iemand je uit wil nodigen voor een vergadering hij/zij meteen ziet dat je niet aanwezig bent. Hoe stel je dit in?

• Ga naar Bestand – Opties – Agenda – Agenda opties – werktijd en pas daar je dagen/tijden aan.

#2 verwijder oude/verkeerde mailadressen direct?

Dat kan je natuurlijk een keer gebeuren. Zorg er wel voor dat het je geen tweede keer overkomt… dat komt niet zo professioneel over. Als je dus weet dat een mailadres niet goed is, verwijder ‘m dan direct uit Outlook. Hoe doe je dat?

• Maak een nieuwe email – ga naar ‘aan’ en typ de eerste letter van het mailadres in. Nu verschijnt het mailadres – selecteer vervolgens met de pijltjestoetsen het adres dat niet meer goed is en klik op de delete-knop. Nu is het adres verwijderd en kan je nooit meer per abuis iets naar dat mailadres sturen.

#3 Sleep to-do mails naar je takenlijst

Je krijgt waarschijnlijk de hele dag door verzoeken via je mail. Om nu iedere keer handmatig een nieuwe taak aan te maken is wat omslachtig… Makkelijker is het om de e-mail even te slepen naar je takenlijst. Outlook opent nu direct een nieuwe taak en het fijne is dat de inhoud van de mail er ook meteen in staat. Nu hoef je alleen nog maar een datum/tijd in te voeren en evt. de taak aan iemand toe te kennen (als de taak niet voor jezelf is). Het voordeel is nu dat wanneer je de taak op een later moment opent, dan je alle info bij de hand hebt.

#4 automatisch e-mails laten vertalen

Krijg je weleens een e-mail in het Engels (of een andere taal)? Dan is de vertaalfunctie super handig. Dubbelklik eerst op de e-mail om deze in een nieuw venster te openen. Klik dan in in het lint op Vertalen en dan op Bericht vertalen.

Tip: De voorkeuren voor vertalen kan je instellen door op het pijltje naar beneden te drukken, dan komt het scherm met instelling tevoorschijn. Daar kan je ook een andere taal selecteren.

 #5 werk met kleurcategorieën

Deze functie handig als je meer overzicht wil hebben in je mailbox. Zo kan je bijvoorbeeld kleuren aanmaken voor projecten, facturen of nieuwsbrieven etc. Als je je Outlook daarna rangschikt op categorieën, dan kan je je mailbox ook per categorie gaan afhandelen. Dan doe je op maandag bijvoorbeeld het ene project en de facturen op dinsdag etc. Het mooie van deze functie is ook dat je de categorieën kan in- en uitklappen (met het pijltje naar beneden) voor overzicht.

Hoe stel je deze functie in?

• Selecteer je bericht en klik op de rechtermuisknop
• Kies voor nieuwe categorie
• Voer een naam in voor de categorie (bijv. nieuwsbrieven oid), kies een kleur en druk op enter.

#6 gebruik de optie Verwante items om iets te zoeken

Als je een e-mail hebt ontvangen en je weet (bijna) zeker dat daar al eens eerder iets over is gemaild, dan kun je dat opzoeken/controleren door de functie verwante items te gebruiken. Klik daarvoor in je inbox op de betreffende mail, vervolgens op de rechtermuisknop en tenslotte op verwante items. Nu kan je kiezen tussen Berichten in dit gesprek of Berichten van afzender. Probeer beide opties eens uit om te kijken of je de info hebt gevonden.

Op zoek naar meer Outlook tips ?

Lees dan ook onderstaande artikelen ook eens door.

• Fijne Officetips voor ondersteuners
• Informatie ordenen met het Outlook bord

Ben jij van mening dat wij belangrijke Outlook tips hebben gemist?
Deel ze dan met ons via het formulier onder dit artikel.
We waarderen het!