Wat je vooral wel en niet moet doen met vergaderverzoeken in Outlook

Dit vind je misschien ook leuk...

58 reacties

  1. Janine schreef:

    Wij maken gebruik van Outlook in Office 2013 en hebben het volgende probleem met vergaderverzoeken. Wanneer ik in Outlook een vergaderverzoek uitstuur vanuit mijn agenda naar mijn twee directeuren komt het verzoek bij de ene directeur in “Kalender” te staan en bij de andere in “Agenda”. We maken echter alleen gebruik van Kalender voor het inplannen van vergaderingen. Dit betekent dus dat het vergaderverzoek bij één directeur niet zichtbaar wordt in Kalender.

    Heeft iemand enig idee hoe we deze instelling kunnen aanpassen, zodat vergaderverzoeken automatisch in Kalender worden gezet? Een speurtocht op internet en rondvragen bij collega’s heeft tot nu toe niks opgeleverd.

    • Wilma Nedermeijer schreef:

      Beste Janine,

      Dankjewel voor je vraag aan Secretaressenet. Zou je me een e-mail willen sturen op office.nedermeijer.nl, we denken graag met je mee!

      Hartelijke groet,
      Nedermeijer Office

      Wilma Nedermeijer

  2. Monique schreef:

    We maken gebruik van outlook 2016 en ik vraag me af of ik wijzigingen in een geplande afspraak (bijvoorbeeld een andere locatie) kan aanbrengen zonder dat ik een gewijzigde versie moet versturen naar alle deelnemers?

  3. Wilma Nedermeijer schreef:

    Beste Monique,

    Je krijgt de melding:
    – wijzigingen opslaan en update verzenden
    – wijzigingen niet opslaan

    als je wijzigingen aanbrengt in
    – de locatie
    – de datum of tijd

    Je krijgt de melding
    – wijzigingen opslaan en update verzenden
    – wijzigingen opslaan maar niet verzenden
    – wijzigingen niet opslaan

    als je wijzigingen aanbrengt in
    – het onderwerpveld
    – het tekstveld
    – als je een bijlage toevoegt

    Kun je hier verder mee?

    Heb je vragen? Mail me: wilma@nedermeijer.nl.

    Succes!

    Wilma Nedermeijer
    Nedermeijer Office
    http://www.nedermeijer.nl

  4. Monique schreef:

    Dank je wel Wilma, ik kan hier zeker verder mee!

  5. Wilma Nedermeijer schreef:

    Heel graag gedaan, Monique. Veel succes!

  6. Malou schreef:

    Hoi,

    Als ik afspraken inplan voor mijn leidinggevende en deze worden geweigerd dan ontvang ik daar zelf geen mail van, mijn leidinggevende wel. Terwijl we het net andersom willen.
    Kan ik dit aanpassen?

    Dank!
    groet,

  7. Hana schreef:

    Hoe krijg ik de regel te zien – dat ik namens mijn leidinggevende een afspraak in zijn/haar agenda heb gezet/gestuurd ? krijgt leidinggevende dan ook de melding wie/wanneer wel/niet reageert/kan ?

    • Wilma Nedermeijer schreef:

      Hallo Hana,

      Het antwoord op je vraag is iets complexer dan dat ik hier kan geven. Je kunt precies regelen WIE vergaderverzoeken ontvangt (en de reacties): je manager, jij, of jullie allebei. Ik stuur je even persoonlijk een e-mailbericht om je vraag nog wat duidelijker te krijgen en gerichter te kunnen antwoorden.

      Hartelijke groet,
      Wilma Nedermeijer / trainer slimmer werken / Nedermeijer Office
      http://www.nedermeijer.nl

  8. Monique schreef:

    Hallo Wilma, wij maken gebruik van Outlook 2010. Vergaderverzoeken worden voor een heel jaar aan de deelnemers toegezonden maar de groep deelnemers wisselt nogal. Hierdoor ontvangen bij een wijziging van de vergadering bijvoorbeeld in september ook de deelnemers die sinds juni niet meer zijn aangesloten bij de vergadering nog steeds een bericht omdat zij nog in de verzendlijst van de vergadering van september staan. Hoe kan ik zorgen dat deze ex deelnemers niet langer de wijzigingen van de vergaderverzoeken ontvangen.

  9. Sonja Van Dinter schreef:

    Beste

    We willen bij onze vergaderzaal automatisch het adres van de firma vermelden zodat de klanten weten waar ze moeten zijn. Nu moeten we dit er telkens manueel bij typen. Hoe kunnen we dit aanpassen ?

    Mvg
    Sonja

    • Wilma Nedermeijer schreef:

      Hallo Sonja,

      Dit kan helaas niet. Wel kun je een snelonderdeel aanmaken met deze (standaard) informatie en deze invoegen in de berichttekst van het vergaderverzoek. Kijk voor meer tips op http://www.nedermeijer.nl.

      Veel succes!

      Hartelijke groet,

      Wilma Nedermeijer

  10. José schreef:

    Goedemiddag,

    Ik ben bezig met een serie vergaderverzoeken naar medewerkers te versturen. Bij mij staan de meldingen (voor de vergadering begint uit) maar de ontvangers ontvangen het verzoek wel met een melding (15 minuten voor aanvang). Kan ik dit wijzigen of zijn dit persoonlijke instellingen?

    José

  11. Lisette schreef:

    Beste Wilma,
    Mijn leidinggevende zet soms zelf een vergadering in zijn agenda en wil dat mij vervolgens laten weten zodat ik een ruimte kan boeken, Is daar een mogelijkheid voor? Mij uitnodigen is verwarrend en ik hoopte dat er een optie zou zijn waarbij je kan aangeven dat ik niet vereist ben bij de meeting maar wel geïnformeerd (ik meen dat die optie er is maar kan het niet vinden). Alvast dank!

  12. Alice schreef:

    Beste Wilma,
    Een collega heeft mij een vergaderverzoek gestuurd met de vraag hiervoor het hele team uit te nodigen. Dit is gedaan door dit door te sturen naar de hele groep.
    Ik zie mezelf staan als ….namens…..(de organisator).
    Nu verandert de datum van het verzoek. Ik kan dit echter niet wijzigen? Komt dat omdat ik niet de organisator ben? Hoe kunnen we de gewijzigde datum aan alle genodigden kenbaar maken en in het vergaderverzoek wijzigen?

  13. Malou schreef:

    Dag Wilma,

    Een collega wil dat ik meldingen krijg van afspraken die geaccepteerd worden of geweigerd worden. Hij heeft mij al gemachtigd voor zijn agenda, maar ik krijg deze meldingen nog niet.
    Hij werkt op een MAC of via de online outlook en hij krijgt niet het standaard scherm waarin je kan aanvinken naar wie deze meldingen gaan.
    Je kan iemand een bepaald recht geven (“eigenaar of redacteur etc) en aanvinken of ie mapcontactpersoon is, .
    Ik kom er niet uit welke rechten ik moet aanvinken zodat ik zijn afspraken meldingen krijg.
    Weet jij hoe ik dit kan oplossen?
    dank alvast!

  14. judith schreef:

    Goededag,

    Wij werken met ootlook 2013 en ik heb een aantal medewerkers een agendaverzoek gestuurd. Maar nu vraagt de directeur of ik een aantal medewerkers uit het verzoek kan halen want die hoeven niet bij de meeting te zijn. Hoe kan ik de medewerkers verwijderen zonder dat ik de hele meeting verwijder?

  15. Marie de Jonge schreef:

    Bedankt voor het delen van deze handige tips voor vergaderverzoeken. Ik kende het programma namelijk nog niet en wil geen onnodige fouten maken. Ik zal mijn eigen vergadernotities ook op een goede plek opslaan!

  16. Lineke Keizer schreef:

    Hallo,

    Mijn directeur heeft mij gemachtigd voor het maken van agenda-verzoeken in Outlook (als redacteur, ‘namens’) en uitnodigingen voor haar agenda komen ook bij mij binnen. Zie hierboven over Machtigingen.

    Maar nu wil het geval dat als ik een al bestaande afspraak vanuit haar agenda annuleer, dat automatisch vanuit haar naam gaat en niet van ‘mij namens haar’. Dit geeft verwarring, want reacties gaan dan ook naar haar.

    Is er een manier om dit op te lossen?

  17. Marieke schreef:

    Goedemorgen,
    Bij een vergaderverzoek zijn diverse groepen uitgenodigd. De samenstelling van de groep wisselt, er komen collega’s bij en er gaan mensen weg. Is het mogelijk dat de vergadering automatisch bij nieuw toegevoegde groepsleden in de agenda komt?
    Alvast dank voor de reactie!

  18. Martine schreef:

    Hallo
    Wij sturen voor vaste jaarlijkse bijeenkomsten vergaderverzoeken uit naar onze medewerkers.
    ik heb de datum nu als verzoek, zonder reactie benodigd verstuurd. Alleen nu staat de afspraak in ieders agenda als “nog niet geaccepteerd” moet ik alsnog iedereen gaan vragen het te accepteren ;-(
    ik zoek dus een mogelijkheid om een vergadering in te plannen bij iedereen die meteen definitief is ( zonder acceptatie keuze.. ) een verplichting zogezegd.
    Heeft outlook dit? Wij gebruiken outlook 2016

  19. Sammi schreef:

    Goededag!

    Ik vroeg mij of het stukje over doorsturen van een vergaderverzoek door een niet-organisator nog steeds klopt. Ik had daar gisteren een discussie over met mijn collega’s.
    Zij zeggen dat wijzigingen in een verzoek na het doorsturen ervan ook naar de persoon gaat die het verzoek doorgestuurd kreeg (begrijp je het nog?). Dat kun je, volgens hen, ook zien aan het bericht dat de organisator krijgt als zijn vergaderverzoek wordt doorgestuurd. Ook zeggen ze dat de “doorgestuurde” deelnemer in de lijst met deelnemers komt te staan (onder controleren te zien).

    Alvast dank voor een reactie!
    Sammi

  20. Nedret schreef:

    Hoi hoi, wanneer ik een geplande overleg met meerderen uit de agenda’s wil verwijderen kan ik annuleren kiezen. Ik wil graag verwijderen maar dat lukt niet meteen.

    Alvast bedankt voor een reactie.

  21. Marina Jongkind schreef:

    Hallo, ik werk met Outlook 365. We willen nu grote groepen via Outlook uitnodigen, maar GEEN antwoorden krijgen. Ik heb die mogelijk UITGEVINKT, maar toch krijgen we wel antwoorden. De inbox van ons secretariaat loopt vol. Help.

  22. Ingeborg schreef:

    Dag Marina, je hebt het goed gedaan naar mijn idee. Via menu – acties – Antwoorden vragen uitvinken. Ik heb geen idee waarom je toch nog antwoorden krijgt. Ik zal het eens vragen aan een van onze experts.

    Groet, Ingeborg

    • Marina Jongkind schreef:

      Dag Ingeborg, ik weet het antwoord al denk ik. Bij Outlookgebruikers is goed zichtbaar dat de organisator GEEN reactie vraagt en bij accepteren klopt dat ook. Mogelijk gebruiken mensen van wie ik wel een antwoord kreeg andere software.
      Groet van Marina

  23. M. Overgaauw schreef:

    Goedemiddag,

    Ik werk met Outlook 2016. Nu wilde ik een reeks afspraken beëindigen en een nieuwe reeks op een andere dag/tijd inplannen. Uiteraard wilde ik niet dat afspraken in het verleden aangepast zouden worden (deze worden nogal eens verplaatst). Ik heb het terugkeerpatroon laten eindigen eind deze week. Toch kreeg ik de melding dat alle afspraken in de reeks zouden worden aangepast zodat deze weer kloppend zouden zijn aan de reeks. Nu heb ik het idee dat ook de afspraken in het verleden toch aangepast zijn naar de oorspronkelijke reeks. Had ik dit op een andere manier moeten doen?

    Alvast bedankt.

    Groeten, Michèle

    • Wilma schreef:

      Hallo Michèle,

      Het klopt dat dit gebeurt, je hebt het goed gedaan. We hopen dat dit in een volgende Outlook update opgelost gaat worden. We horen positieve geluiden hierover dus duimen maar!

      Hartelijke groet,

      Wilma Nedermeijer
      http://www.nedermeijer.nl

  24. Priscilla schreef:

    Dankjewel! Er zijn alweer wat dingen in Outlook duidelijker geworden.. 🙂

    • Marina schreef:

      Ik ben wel nieuwsgierig wat er duidelijker is geworden. Ik heb het antwoord niet gezien, klopt dat?

      • Priscilla schreef:

        Hoi Marina,

        ik zocht online naar antwoord of ik het een deelnemer juist had toegevoegd (update alleen verzenden naar toegevoegde of verwijderde deelnemers of naar allen). Outlook is in mijn beleving een medium dat niet foutloos gaat (bijvoorbeeld de stappen om iemand toe te voegen en alleen de toegevoegde deelnemer een update te verzenden , dat ging om één of andere reden niet goed (ik drukte via planningsassistent op verzenden en kreeg geen pop-up met de keuze om het alleen te verzenden naar de toegevoegde deelnemer of naar allen). Hierdoor ging ik twijfelen aan mezelf. Desondanks denk ik dat dit iets van Outlook is? Ik heb in ieder geval geprobeerd het op de juiste manier te doen..
        Tevens werd iets kleins dat je over het hoofd kan zien, zoals eigen vergadernotities en doorsturen van een vergaderverzoek belicht. Toch handig vind ik.

  25. Ilona Giesen schreef:

    Goedemiddag,
    Ik werk met Outlook 2010. Zojuist heb ik een vergaderverzoek (vanuit mijn eigen agenda) verstuurd, maar zie nu bij de verzonden items staan dat ik het verzoek namens mijn leidinggevende heb gestuurd. De acceptaties voor de uitnodiging zie ik nu dus alleen in de mailbox van mijn leidinggevende binnenkomen, terwijl dat niet de bedoeling is.
    In de mailbox van mijn leidinggevende staat nu ook dat de vergadering in zijn agenda niet is gevonden. Wat gaat hier mis?

    • Priscilla schreef:

      Had je toevallig zowel de agenda van jezelf als jouw leidinggevende open staan? Zo ja, dan kan het zijn dat je per ongeluk een vergadering hebt opgesteld vanuit de agenda van je leidinggevende (is mij al gebeurd (vermoeidheid).
      Dat je de acceptaties niet in je eigen mailbox krijgt, heeft denk ik te maken met de machtigingen van jouw leidinggevende (of je wel voor alles gemachtigd bent).
      Normaliter als een vergadering in de agenda niet gevonden kan worden is deze geannuleerd maar aangezien jij de vergadering hebt opgezet, waar je dus zelf bij was, is dat best raar. Misschien heeft jouw leidinggevende in zijn agenda de vergadering verwijderd? Als leek denk ik maar wat mee, dus pin je niet vast op mijn antwoord. De eigenaresse van deze site is hier natuurlijk veel beter in maar ik zag dat je nog geen antwoord had dus ik dacht ik probeer het even 😉

  26. Ilona Giesen schreef:

    Dag Priscilla,
    Dank voor je reactie. Ik weet in ieder geval zeker dat ik het verzoek vanuit mijn eigen agenda heb verstuurd. Daar zie ik ook alle genodigden staan. In eerste instantie had ik mijn leidinggevende niet eens uitgenodigd; die heb ik later toegevoegd. Zelf denk ik nu ook dat het iets met de machtigingen van mijn leidinggevende heeft te maken. Blijf het wel vreemd vinden, want de vergadering wordt bij mijn leidinggevende niet gevonden, maar hij kan ook niet accepteren omdat er in de mail staat dat hij niet hoeft te reageren omdat hij organisator van de vergadering is.

    • Priscilla schreef:

      Hoi Ilona, heel vreemd inderdaad en dat gaat mijn pet te boven. Sorry! Ik hoop dat je samen met je leidinggevende er aan uit komt!

  27. Ilona Giesen schreef:

    Ik ga dit wel in de gaten houden de volgende keer!
    Anders toch nog even de machtigingsinstellingen checken. Komt goed! Dank weer voor je reactie.

  28. Ilona schreef:

    Hoi Marina,
    Nee hè, gewoon geen verklaring voor te vinden inderdaad.
    Dank voor je reactie.
    Groet, Ilona

  29. Shirley schreef:

    Goedemiddag,

    Wij maken gebruik van Outlook 2016 en ik had daar de volgende vraag over. Wij plannen de afspraak in de agenda en gedurende de week worden er diverse agendapunten aangeleverd. Ik vraag me af of ik wijzigingen in het onderwerp veld kan aanbrengen zonder dat ik een gewijzigde versie moet versturen naar alle deelnemers? Wij worden namelijk een beetje gek van de e-mails over de gewijzigde agenda. Ik ben zelf al aan het zoeken geweest, maar als ik gebruik maak van de optie “wijzigingen opslaan en update verzenden”, dan verstuurt hij iedereen een bericht. Bij de optie “wijzigingen opslaan maar niet verzenden” slaat hij het wel op in mijn onderwerp veld, maar niet in die van mijn collega’s en “wijzigingen niet opslaan” spreekt voor zich denk ik. Ik zou graag willen dat ik het in het onderwerp veld kan wijzigen, zonder dat mijn collega’s daar direct een mail van krijgen en toch tijdens de vergadering de meest recente versie van de agenda hebben. Ik hoor het graag!

    • Marina schreef:

      Wijzigingen in de kop van de agenda en in het onderwerp wil Outlook gaan verzenden naar iedereen. Je kunt wel wijzigen in het tekstveld en dan control+s, dan slaat de informatie op zonder te verzenden. Deze info is dan alleen voor jou zichtbaar. Die vul je steeds aan en je print hem uit als de vergadering daar is. Of je klikt op het laatst wel op Verzenden en dan krijgen de genodigden het wel te zien.
      Wij zetten, naast de agenda bv het ordernummer van de catering in het veld, zodat we dat bij de hand hebben, mocht er iets misgaan.
      Als je collega’s de agenda ook moeten kunnen bewerken, moet je ze andere rechten geven, dan kunnen ze dat wel zien, of je moet als team in dezelfde Outlookmailbox werken.

  30. Angelica schreef:

    Goedemorgen,

    Ik heb vanaf begin dit jaar een reeks afspraken gepland tot eind dit jaar.
    Nu veranderd de samenstelling van de deelnemers. Is het mogelijk om een deelnemer per een bepaalde datum te verwijderen, maar dat wel alle voorgaande afspraken blijven staan?

  31. Cindy van den Berg schreef:

    Goedemorgen,

    Wij werken met outlook 2016 en voor een directeur zijn er meerdere gemachtigden die afspraken kunnen maken en wijzigen in zijn agenda. Nu zou ik graag willen zien wie welke afspraak heeft gemaakt. Ik ben al zover dat ik in lijsten een overzicht heb met wie een item heeft gewijzigd, maar die hem heeft gemaakt kan ik niet vinden. Weten jullie hier een oplossing voor? Nu zetten wij namelijk onze initialen achter aan afspraak, maar dat vind ik niet wenselijk.

    Alvast bedankt

  32. Karin van der Wilk schreef:

    Kun je een vergadering in Outlook annuleren en daarna nog wel te zien is in de agenda zodat je de gegevens nog hebt?
    Hij verdwijnt nu automatisch.

  33. Marga schreef:

    Hoe kan ik een deelnemer uit een vergaderreeks verzenden zonder een update naar de hele groep te verzenden? Ik krijg dus de optie ‘opslaan en update verzenden’ maar wil niet dat de hele groep een melding in zijn/haar mailbox krijgt.

  34. Anita schreef:

    Ik heb een uitnodiging van een reeks vergaderingen geaccepteerd (wekelijks op donderdag zelfde tijd). Nu wil ik graag dat de uitnodigingen vanaf een bepaalde datum uit mijn agenda verdwijnen. Dus ik neem nu nog deel aan de vergadering maar over een aantal weken niet meer. Hoe moet ik hierop reageren naar de organisator zonder de gehele reeks te verwijderen? En zonder op iedere afzonderlijke datum te klikken en te weigeren?

  35. Annelieke schreef:

    Ik heb een vraag over het verwijderen van personen bij een doorlopende afspraak. Wanneer je een persoon toevoegd, dan krijg je eerst de keuze wijziging opslaan en verzenden of niet opslaan. Kies je voor de eerste optie dan krijg je de keus alleen verzenden naar toegevoegde en verwijderde personen. Als je iemand verwijderd dan krijg je wel de eerste keus dat je de wijziging wilt opslaan en verzenden maar als je daar dan voor kiest verstuurd outlook het vergaderverzoek gelijk naar iedereen. De keuze voor alleen verzenden naar toegevoegde of verwijderde personen krijg ik dan niet. Hoe kan ik de vergadering aanpassen (verwijderen van genodigden) zonder iedereen daarvan op de hoogte te stellen? (Outlook 2016)

    • Marina schreef:

      Ik kreeg deze optie ‘verzenden naar allen of alleen naar toegevoegde of verwijderde personen’ vroeger ook inconsequent. Geen touw aan vast te knopen. Tegenwoordig gaat het altijd goed, dus misschien is het in Outlook verbeterd en is een nieuwere versie de oplossing?

  36. Senna schreef:

    Hallo, ik plan vergaderingen voor meerdere personen. Deze vergaderingen komen ook allemaal in mijn eigen agenda terecht. Hoe zet ik dat uit? Ik vink mijn calender al uit als ik het vergaderverzoek maak, maar dat helpt niet. Weet iemand de oplossing? Bedankt.

    • Marina schreef:

      Misschien volledige toegang krijgen tot de agenda van die ander en dan vanuit die agenda plannen. Je krijgt dan ook niet de antwoorden te zien.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.