Zo breng je onbeschofte collega’s op het juiste pad

Een collega die snauwt tijdens een overleg. Een manager die geïrriteerd reageert terwijl jij alleen iets vraagt ter verduidelijking. Of een mailtje met alleen maar: “DIT KLOPT NIET!!!!!!” zonder verdere uitleg erbij. Veel secretaresses en support professionals krijgen daar weleens mee te maken.

Juist in een ondersteunende functie werk je met veel verschillende mensen samen. De meeste contacten verlopen prima, maar soms zit daar iemand tussen die erg kortaf communiceert of snel bot reageert. Eén keer kan natuurlijk gebeuren, zeker tijdens drukke werkdagen. Maar wanneer dat vaker voorkomt, kan het behoorlijk frustrerend worden. Zeker wanneer jij juist probeert overzicht te houden en alles soepel te laten verlopen.

Toch hoef je jezelf niet weg te cijferen of alles maar te accepteren. In dit artikel lees je praktische tips om professioneel om te gaan met onbeschofte collega’s, zonder dat situaties onnodig escaleren.

Ga niet mee in de botte toon

Wanneer iemand onaardig doet, is de verleiding groot om hetzelfde terug te doen. Zeker op drukke dagen. Maar meestal zorgt dat alleen maar voor meer spanning.

Stel: je krijgt tijdens een overleg ineens de opmerking:

“Waarom is die afspraak nou alweer verkeerd ingepland?”

Wat niet helpt:

• Misschien had je het zelf beter moeten doorgeven.
• Zichtbaar geïrriteerd reageren.
• Meteen fel terugsnauwen.
• Er direct een discussie van maken waar anderen bij zitten.

Wat beter werkt:

• Ik kijk even waar het misgelopen is.
• Laten we dit straks even rustig afstemmen.

Blijf rustig, want alleen dan houd je het gesprek professioneel en voorkom je dat een overleg omslaat in irritatie.

Trek het je niet altijd persoonlijk aan

Sommige collega’s communiceren nu eenmaal erg kortaf. Zeker onder hoge werkdruk reageren mensen soms sneller of geïrriteerder dan ze eigenlijk bedoelen.

Een manager die kort reageert met:

“Waarom weet ik dit nu pas?”

kan vooral bezig zijn met een deadline of een probleem dat op dat moment speelt.

Vraag jezelf daarom eerst af:

• Gaat het echt over mij?
• Of reageert iemand vooral vanuit stress of tijdsdruk?
• Is dit structureel gedrag of een momentopname?

Alleen dat onderscheid maken helpt vaak al enorm.

Geef rustig je grens aan

Toch zijn er situaties waarin je best duidelijk mag zijn. Zeker wanneer iemand structureel kleinerend, bot of respectloos doet.

Veel secretaresses vinden dat lastig. Je wilt tenslotte de samenwerking goed houden. Maar professioneel blijven betekent niet dat je alles hoeft te accepteren.

Wat vaak niet helpt:

• Alles inslikken terwijl je je eraan blijft ergeren.
• Zelf ook bot reageren.
• Passief-agressieve opmerkingen maken.

Wat vaak beter werkt:

• Ik help je graag, maar graag op een normale toon.
• Volgens mij kunnen we dit ook prima bespreken zonder zo te reageren.

Geef dus gerust aan waar jouw grens ligt.

Reageer liever mondeling op botte mails

Onbeschofte communicatie gebeurt tegenwoordig niet alleen meer tijdens overleggen. Ook via e-mail of Teams kunnen berichten behoorlijk bot overkomen. Zeker wanneer iemand alleen een korte opdracht stuurt met meerdere uitroeptekens erachter.

Bijvoorbeeld:

REGEL DIT VANDAAG NOG!!!!!!

Dat soort mails voelen vaak behoorlijk dwingend aan.

Wat vaak niet helpt:

• Meteen een geïrriteerde mail terugsturen.
• Hoofdletters of uitroeptekens terug gebruiken.
• De mail direct doorsturen naar collega’s uit frustratie.

Wat vaak beter werkt:

• Even langslopen of kort bellen.
• Rustig navragen wat precies de bedoeling is.
• De spanning uit het gesprek halen.

Je kunt bijvoorbeeld zeggen:

• Ik wilde even checken wat precies de bedoeling is, zodat ik het goed kan oppakken.
• Via mail komt iets soms anders over dan bedoeld, daarom stem ik het liever even persoonlijk af.

Kom er later gerust nog op terug

Niet iedere situatie hoeft direct tijdens een overleg opgelost te worden. Soms ben je verrast door een botte opmerking of wil je eerst even rustig nadenken voordat je reageert.

Tijdens een vergadering wil je vaak:

• de sfeer goed houden;
• notulen maken;
• zorgen dat de planning doorloopt;
• overzicht bewaren.

Dan is het niet altijd handig om direct ergens op in te gaan. Maar dat betekent niet dat je het daarna moet laten zitten.

Wat vaak beter werkt:

• Het gesprek later één-op-één voeren.
• Rustig terugkomen op de situatie.
• Benoemen hoe iets bij je overkwam zonder direct verwijtend te worden.

Bijvoorbeeld:

• Ik wilde nog even terugkomen op net tijdens het overleg. De manier waarop het gebracht werd, kwam nogal scherp over.
• Ik denk dat we elkaar daarin verkeerd hebben begrepen. Daarom wilde ik het nog even rustig afstemmen.

Laat negatieve collega’s niet je hele dag bepalen

Eén vervelende opmerking kan soms uren of zelf dagen blijven hangen. Zeker wanneer je veel verantwoordelijkheden hebt en constant schakelt tussen agenda’s, telefoontjes, bezoekers en deadlines. Probeer daarom bewust je aandacht niet alleen op die ene lastige collega te richten.

Wat helpt wel?

• Focus houden op collega’s die prettig samenwerken.
• Je niet blijven ergeren aan één situatie.
• Na een vervelend moment bewust weer verdergaan met je werk.

Wanneer wordt het écht een probleem?

Soms gaat het verder dan een incidentele botte opmerking. Bijvoorbeeld wanneer collega’s:

• je structureel negeren;
• kleinerend reageren;
• je publiekelijk corrigeren;
• bewust respectloos communiceren.

Blijf daar niet te lang alleen mee rondlopen. Trek dus op tijd aan de bel bij je leidinggevende, HR of de vertrouwenspersoon.

Een gezonde werkvloer draait namelijk ook om respectvolle communicatie.

Professioneel blijven zonder jezelf weg te cijferen

Onbeschofte collega’s verander je meestal niet direct. Maar je kunt wel bepalen hoe jij ermee omgaat. Door rustig te reageren, duidelijk je grens aan te geven en gedrag bespreekbaar te maken, stuur je collega’s vaak ongemerkt al bij. Mensen merken namelijk snel genoeg wanneer bepaald gedrag niet werkt of niet geaccepteerd wordt.