Omgaan met verschillende vergadertypes tijdens de vergadering

door Ingeborg · 24 januari 2024

Regelmatig vergaderen is belangrijk om bepaalde werkzaken met elkaar af te stemmen, zodat je ook effectiever met elkaar kan samenwerken. Helaas komt het nog weleens voor dat bepaalde collega’s (onbedoeld) de harmonie verstoren. In dit artikel verkennen we vijf verschillende vergadertypes en geven we je een aantal strategieën om effectiever met hen om te gaan.

#1 De langdradige monoloog koning(in)

Deze persoon heeft de neiging om elke kans aan te grijpen voor een epische monoloog. Om dit type in toom te houden, kun je de vergadering structureren met een duidelijke agenda en tijdslimieten per onderwerp. Wat kan je nog meer doen om beter met de langdradige monoloog koning(in) om te gaan tijdens vergaderingen?

Onderbreek de monoloog koning(in) tactvol door gerichte vragen te stellen. Bijvoorbeeld: “Dat is een interessant punt. Hoe denken de anderen hierover?” Hiermee geef je niet alleen anderen de gelegenheid om te spreken, maar moedig je ook een interactieve discussie aan.
Als het gedrag blijft voortduren, overweeg dan om na de vergadering even apart met de persoon te spreken. Geef aan dat iedereen waarde hecht aan zijn of haar bijdragen, maar dat de vergaderingen efficiënter zouden kunnen verlopen als de spreektijd wat korter is. Vraag om begrip en samenwerking om de dynamiek te verbeteren.

#2 De eeuwige twijfelaar

Altijd maar twijfelen, zelfs over de kleinste beslissingen… Om de vergadering effectief te laten verlopen en ervoor te zorgen dat de eeuwige twijfelaar ook actief meedoet, kan je deze collega het beste vooraf de opdracht geven om zijn of haar vragen op papier te zetten. Vraag tijdens groepsdiscussies actief naar zijn of haar input. Benoem daarbij vooral ook de positieve aspecten van zijn of haar bijdrage. Dit helpt om het zelfvertrouwen van de twijfelaar te vertroten en hem of haar aan te moedigen om meer in zichzelf te geloven.

#3 De smartphone verslaafde

Constant bezig met de smartphone tijdens de vergadering en lijkt soms meer aandacht te hebben voor het scherm dan voor de discussie. Om deze collega betrokken te houden, stel duidelijke regels op over het gebruik van elektronische apparaten en benadruk het belang van actieve deelname. Vraag om input om hen te laten focussen op de vergadering. En… geef zelf ook het goede voorbeeld door je smartphone zelf ook uit te laten.

#4 De chronische laatkomer

Deze persoon lijkt altijd te laat te komen en verstoort daarmee de flow van de vergadering. Hieronder hebben we een aantal strategieën die je zou kunnen toepassen:

Begin altijd op tijd zelfs als niet iedereen aanwezig is. Dit toont aan dat je waarde hecht aan tijd en dat je verwacht dat anderen dat ook doen. Het kan ook andere deelnemers stimuleren om op tijd te komen.
Herinner de chronische laatkomer aan de impact van hun vertraging op de vergadering. Bijvoorbeeld: “We beginnen altijd met belangrijke informatie. Als je te laat komt, loop je mogelijk essentiële updates en discussies mis.”
Als het probleem aanhoudt overweeg dan om, net als bij de langdradige monoloog koning(in), een privégesprek na de vergadering te plannen. Vraag naar de redenen achter het herhaaldelijke te laat komen en bespreek hoe dit in het vervolg voorkomen kan worden.

#5 De onderbreker

De onderbreker is die collega die constant anderen onderbreekt en het gesprek altijd naar zich toe trekt, wat de dynamiek van de vergadering enorm kan verstoren. We kan je zoal doen om de onderbreker in het gareel te houden?

Communiceer duidelijk en vooraf de regels met betrekking tot het onderbreken tijdens de vergadering. Bijvoorbeeld: “Laten we proberen elkaar niet te onderbreken en te wachten tot iemand klaar is met spreken voordat we reageren.”
Wijs een moderatorrol toe aan een van de deelnemers en wissel deze af bij elke vergadering. Deze persoon kan verantwoordelijk zijn voor het handhaven van de vergadernormen, inclusief het voorkomen van onderbrekingen en ervoor zorgen dat iedereen de kans krijgt om hun standpunt te delen.
Wijs specifieke spreektijden toe aan elke deelnemer. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan via een agenda waarin staat hoeveel tijd elk agendapunt krijgt en wie er aan het woord is. Dit helpt om onderbrekingen te verminderen en zorgt voor een gestructureerde vergadering.
Als het gedrag blijft voortduren arrangeer dan, net als bij de chronische te laatkomer, een privégesprek na de vergadering en geef aan dat het steeds onderbreken anderen kan ontmoedigen om actief bij te dragen.