Notulen van een vergadering, zijn het schriftelijke verslag van alles wat er tijdens een vergadering is gebeurd en gezegd. Notulen worden gebruikt om mensen die niet bij de vergadering aanwezig konden zijn te informeren over wat er is gebeurd, of om bij te houden wat er tijdens de bijeenkomst is besloten. Als ondersteuner heb je daarin een belangrijke bijdrage. Jij maakt immers de notulen.
‘Saskia, we hebben over vijf minuten een directievergadering. Kom je notuleren?’ Natuurlijk doe je dat, maar gemakkelijk zal het niet worden. Help… Notuleren wordt vaak gezien als een lastige en tijdrovende klus:
Ach, maak jij het verslag? Dat was de werktitel voor een nieuw boek over notuleren. Dat boek verscheen eind september als ‘Noteer jij dit even?’ Maar even over dat ‘ach’ in de werktitel. Er zitten twee betekenissen in verstopt. ‘Ach’ in de zin van: ‘ach, het stelt niet zoveel voor, doe jij dat nu maar even en: ‘ach, wat zielig dat jij het verslag moet maken’, wat rot voor je’. Beide interpretaties doen geen recht aan de klus die notuleren heet. Want notuleren is een vak apart, maar zeker geen onmogelijk zware job.
Nog steeds wordt notuleren vaak gezien als een lastige en tijdrovende klus. Weleens aan gedacht om gewoon je telefoon daarvoor te gebruiken? Het is heel makkelijk en nog super handig ook!
Notuleren op een tablet. Het klinkt zo makkelijk. En misschien is het dat ook wel? Met deze 3 slimme tips notuleer jij in ieder geval een heel stuk makkelijker op je laptop!
Binnen het bedrijfsleven wordt er steeds meer in het Engels gewerkt. Dit betekent dan ook dat de notulen die gemaakt worden tijdens een vergadering in het Engels geschreven moeten worden en een Engelse opmaak moeten hebben. In het Engels wordt notuleren ‘taking the minutes’ genoemd, en de notulist is de ‘minute taker’.
Notuleren is van essentieel belang voor het bijhouden van besluiten en uitkomsten tijdens bestuursvergaderingen. Zonder notulen kunnen details na een tijdje vergeten worden.
In een eerder artikel hebben we al een aantal handige apps besproken waarmee je kunt notuleren. Dit keer hebben een mooie toevoeging gevonden: AudioNote.
Deze keer geef ik graag enkele goede adviezen voor secretaresses die beleidsvergaderingen notuleren. Vaak moeizame besprekingen en wellicht ook felle discussies die je moet samenvatten in een professioneel verslag. En dat is behoorlijk lastig, zeker als er geen concrete actiepunten of besluiten zijn.
Het voordeel van notuleren op de tablet is dat je niet veel hoeft mee te nemen en dat je de agenda en andere documenten kunt opslaan op je tablet om deze vervolgens tijdens de vergadering te gebruiken. Met wat oefenen en proberen kun je prima notuleren op een tablet. Welke apps zijn hiervoor handig?
Recente reacties op artikelen