Valkuilen van de moderne secretaresse

Koffie brengen, brieven uittikken, steno en een papieren agenda beheren met heel veel correctievloeistof. Dat was het werk van de secretaresse anno 1980. En ook ik heb nog de nodige memo’s getikt en Typex gebruikt in de jaren dat ik directiesecretaresse was.  Toch was ik vooral bezig met het managen van de enorme hoeveelheid informatie die het kantoor van mijn baas binnen dreigde te stromen.

Nu, 15 jaar later, is de hoeveelheid informatie die iemand op een gemiddelde werkdag te verwerken heeft alleen maar toegenomen. En nu stroomt het niet alleen het kantoor van de baas binnen maar ook jouw mailbox, Twitter- en Facebook-accounts, Whatsapp en allerlei andere apps. Kortom: als moderne secretaresses een uitdaging hebben, dan is het wel het hoofd boven water houden in deze informatie-overload.

Valkuil 1: meteen reageren

Iedereen is altijd online en dat wordt ook van jou verwacht. Dus de kans is aanwezig dat een flink deel van jouw werktijd gaat zitten in het checken van al die media i.p.v. dat je lekker door kunt met je eigenlijke werk.
Laat je niet gek maken en voed je omgeving op. Stel ze gerust: jij hebt alles onder controle, ook als je niet binnen 5 minuten reageert. Dat geeft je de ruimte om geconcentreerd door te werken zonder dat je afgeleid wordt door allerlei moderne communicatiekanalen. Zo kun je alleen maar beter werken; je baas, collega’s en klanten zullen er alleen maar beter van worden.

Valkuil 2: alles willen weten

Waarschijnlijk ben je een secretaresse die bij wil blijven op haar vakgebied, anders zou je niet geabonneerd zijn op de nieuwsbrieven van SecretaresseNet. Grote kans dat je dan ook andere informatiebronnen gebruikt en dat je je hebt geabonneerd op flink wat nieuwsbrieven. Gecombineerd met alle informatie die relevant is voor het bedrijf waar je werkt, komt er behoorlijk wat je mailbox binnen. Heb jij tijd om dat allemaal te lezen?

Als je merkt dat dát je niet meer lukt, dan is het tijd om de nieuwsbrieven op te ruimen en een digitale Ja/Nee-sticker in te stellen. Dat kan perfect in Outlook en alle andere e-mailprogramma’s door het instellen van regels. De interessante nieuwsbrieven kun je automatisch door laten sluizen naar een andere map. Zo reserveer je je Inbox voor de berichten die echt belangrijk zijn.

En de niet zo interessante nieuwsbrieven? Daar meld je je uiteraard voor af.

Geschreven door Patricia Gorissen

Onder het motto ‘Goed Georganiseerd maakt effectiever’ helpt professional organizer Patricia Gorissen haar klanten om meer overzicht te creëren, betere beslissingen maken en zo slimmer te werken.