Welke online tools zijn in tijden van Corona onmisbaar?

Het is crisis en opeens zitten we met z’n allen thuis. De kinderen zijn thuis, druk met spelen en rennen en ondertussen probeer jij zo goed en kwaad als het gaat, ‘gewoon’ door te werken.

Best lastig toch? Hoe blijf je nou zo goed mogelijk doorwerken in tijden van Corona en welke tools zijn dan onmisbaar? Dat lees je nu.

Vergaderen

Binnen veel bedrijven en overheidsinstellingen heerst een ware vergadercultuur. In deze bijzondere tijd zul je merken dat er wel minder vergaderd wordt (althans dat hoop ik voor je) maar dat de noodzakelijke meetings wel door moeten gaan. Ik zet nu even voor je op een rijtje welke videoconferencing tools gemakkelijk in gebruik zijn en weinig storingsgevoelig zijn.

• Zoom. Je hebt een gratis versie dan kun je tot 40 minuten per gesprek gratis een videogesprek houden. Heb je een betaalde account dan is er geen maximum aan de duur van je gesprek. Zoom is makkelijk in gebruik en bij mij tot nu toe altijd storingsvrij geweest. Daarnaast is de privacy verbeterd doordat Zoom nu wachtwoorden geneert voor elke geplande Zoom meeting, zonder wachtwoord kom je niet in de meeting. Daarnaast komt elke deelnemer eerst in een wachtruimte terecht, jij als host laat mensen toe in de vergadering. Zo voorkom je dat er ongenodigde gasten in jouw Zoom meeting zitten.
• Skype. Een zeer goed alternatief en gratis. Skype kun je gemakkelijk als app op je laptop installeren. Je kunt dan snel en makkelijk contacten opzoeken en een videogesprek met ze starten.
• Heeft jouw bedrijf een Microsoft 365 account dan kun je gebruik maken van Teams.
• Whatsapp. Iedereen heeft tegenwoordig wel Whatsapp op zijn of haar mobiel. Met Whatsapp kun je videogesprekken voeren tot 4 personen. Super handig!
• Facetime. Op elke Apple device zit deze app er standaard op. Als je dus weet dat de andere persoon met wie jij wilt videobellen ook een Apple device heeft, dan kun je dus ook kiezen voor Facetime.

To do lijstjes

Ik weet niet hoe het met jou zit maar ik hou altijd erg van to do lijstjes. Voorheen werkte ik altijd met een groot kladblok maar dat was toch niet zo overzichtelijk als ik hoopte. Daarom geef ik je graag de tip om 1 van de volgende tools te gaan gebruiken.

• Asana. Een online tool waarin je alle to do’s van jezelf kunt opnemen. Ook is het mogelijk om een project te creëren waarin je met collega’s gaat samenwerken en daar alle to do’s van iedereen opneemt. Je geeft de actie een naam, voegt informatie toe, voegt eventuele bijlagen toe, klikt op de ‘due date’ en voor wie de actie bedoeld is en klaar is Kees. Is je actie klaar? Dan vink je hem af.
• Trello. Werkt bijna hetzelfde als Asana. Je creëert een project, nodigt mensen uit voor dat project en plaatst daarin alle acties per persoon. Ook in Trello kun je per actie een bijlage toevoegen, een einddatum erin zetten en de actie toewijzen aan een persoon. Zo staan al jouw to do’s per project mooi en overzichtelijk bij elkaar.

Webinars geven

Ben je trainer dan wordt er nu eigenlijk wel van je verwacht dat je een online training gaat geven. Althans als je wilt dat je business door blijft lopen wel. Hoe geef je nou een online training / webinar? Daar zijn gelukkig ook een paar handige tools voor. Ik noem er twee:

• Webex. Met Webex kun je gemakkelijk webinars geven maar je kunt er ook een videoconferencing mee opzetten. Handig, op deze manier hoef je niet 2 aparte tools te gebruiken.
• Webinargeek. Een betrouwbare Nederlandse tool om een webinar te geven. Daarnaast is het handige dat je de webinars kunt automatiseren. Dat betekent dat een webinar 1 keer hoeft op te nemen en daarna kunt blijven gebruiken en gemakkelijk inplant voor nieuwe klanten. Zo hoef je dus niet iedere keer opnieuw het webinar te geven. Dat scheelt nog eens tijd!

Samenwerken in de cloud

Nu iedereen thuiswerkt is het risico soms groot om even snel een bestandje op je bureaublad op te slaan en daarna te mailen naar je collega. Je kunt echter je documenten opslaan in de cloud. Je documenten staan daar dan veilig en je hoeft alleen maar de link naar die bepaalde map te mailen naar je collega. Dan kan de andere collega ook in dat bestand werken, heel gemakkelijk en allemaal op afstand. Handige tools zijn:

• Google Drive. Je maakt een Google account aan en maakt een Gmail adres aan. Daarna klik je op het vierkantje wat gemaakt is van bolletjes. Daar zie je Drive staan. Daar kun je een nieuwe Drive (map) aanmaken en bestanden delen met anderen. Het handige aan Drive is dat zodra je een Word bestand hebt ge-upload je het in Drive kunt bewerken. Je hoeft dus niet iedere keer het bestand in Word te openen en opnieuw te uploaden in Drive. Bewerken gaat dus snel en wijzigingen worden automatisch opgeslagen door Google Drive.
• Onedrive. Heb je een Office 365 account dan is Onedrive onderdeel van het pakket wat je krijgt. De Onedrive server kun je – waar je ook werkt – bereiken en op die manier aan je documenten werken.
• Dropbox. Handige online tool waar je ook al je documenten kunt opslaan en deelt met anderen. Het bewerken van documenten doe je snel en gemakkelijk via Word for web. Dropbox is net als Google Drive gemakkelijk in gebruik.

Tenslotte nog 1 handige tool, stel dat je computer vastloopt of je kunt iets niet vinden zorg dan dat je Teamviewer hebt geïnstalleerd. Op die manier kan een andere collega of de IT helpdesk met je meekijken wat er aan de hand is.

Geschreven door Caroline van Aart

Caroline is eigenaar van en virtual assistant bij Shift Office Support. Ze is een doortastende assistant en tekstschrijver, die altijd in de hoogste versnelling aan de slag gaat. Ze houdt ervan om zaken te signaleren en deze proactief op te pakken. Niet lullen maar poetsen zoals ze in Rotterdam zeggen. Laat dat nou ook net haar lievelingsstad zijn en het plaatje is compleet. Daarnaast is Caroline een enorme regelneef en is niks haar teveel.
Kijk voor meer informatie eens op haar website of mail haar via caro@shiftos.nl. Bellen mag via (06) 13624375