Zo geef je feedback aan je manager
Je werkt nauw samen met je manager, en soms loopt dat gewoon even niet helemaal lekker. Afspraken die steeds verschuiven, communicatie die langs elkaar heen gaat of een planning die continu verandert: het zijn situaties die veel secretaresses herkennen. Toch vinden we het vaak lastig om daar iets van te zeggen. Niet omdat je kritiek wilt leveren, maar omdat je de samenwerking prettig wilt houden.
Toch kan juist zo’n gesprek veel verbeteren. Maar hoe zorg je er dan voor dat feedback niet verkeerd overkomt? Deze tips helpen je om het gesprek rustig, professioneel en constructief aan te pakken.
Houd het bij de feiten
Wanneer irritaties oplopen, wordt feedback al snel persoonlijk. En daar wordt een gesprek meestal niet beter van. Probeer daarom zo concreet mogelijk te blijven en houd je vooral bij wat er daadwerkelijk gebeurt.
Zeg liever niet:
“Je communiceert altijd zo onduidelijk.”
Zeg liever:
“Bij de afspraak van vorige week veranderde de planning drie keer op één dag. Daardoor werd het lastig om alles goed af te stemmen.”
Door voorbeelden te noemen, blijft het gesprek duidelijk en rustig. Dat voorkomt discussies en zorgt ervoor dat je boodschap beter overkomt.
Een compliment tussendoor helpt trouwens ook. Dat hoeft echt niet overdreven te zijn, maar maakt feedback vaak wel makkelijker bespreekbaar.
Voorbeelden van een positieve start:
- “Ik vind het fijn dat je snel schakelt.”
- “Ik waardeer het dat je veel vertrouwen geeft.”
- “Fijn dat je openstaat voor ideeën.”
Daardoor voelt feedback minder zwaar en meer als samen kijken hoe dingen beter kunnen.
Wacht niet tot het kookpunt bereikt is
Kleine ergernissen lijken soms onschuldig, maar kunnen zich behoorlijk opstapelen als je niets zegt. Voor je het weet, schiet je geïrriteerd uit de hoek terwijl dat eigenlijk helemaal niet nodig was.
Probeer feedback daarom eerder te geven, op een rustig moment. Dus liever niet vlak voor een vergadering of midden in een stressvolle werkdag, maar juist wanneer er even ruimte is om normaal met elkaar te praten.
Maak het ook niet groter dan het hoeft te zijn. Soms is een kort gesprek al genoeg om misverstanden uit de weg te ruimen.
Hoe je iets brengt, maakt daarbij echt verschil. Een open en rustige insteek werkt vaak beter dan meteen met kritiek starten.
Zo kun je het gesprek openen:
- “Zullen we samen kijken hoe we dit handiger kunnen afstemmen?”
- “Ik merk dat ik hier soms tegenaan loop. Hoe zie jij dat?”
- “Ik wilde dit even bespreken, omdat ik merk dat we hier in de praktijk soms tegenaan lopen.”
Zo nodig je iemand uit tot een gesprek in plaats van een discussie.
Wees oplossingsgericht
Alleen vertellen wat er niet goed gaat, helpt meestal niet zoveel. Managers waarderen het juist als je ook meedenkt over een oplossing. Daarmee laat je initiatief en betrokkenheid zien.
Misschien merk je dat last-minute wijzigingen voor veel onrust zorgen. In plaats van alleen te zeggen dat het onhandig is, kun je ook een voorstel doen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- een vast afstemmoment per dag plannen;
- werken met een gedeelde actielijst;
- prioriteiten duidelijker aangeven;
- wijzigingen even bevestigen via Teams of Outlook.
Luister tijdens zo’n gesprek ook naar de kant van je manager. Misschien spelen er zaken mee waar jij geen zicht op hebt. Door samen naar oplossingen te kijken, ontstaat er vaak meer begrip over en weer.
Kies het juiste moment
Timing doet echt veel. Wanneer iemand net uit een lastig overleg komt of midden in de stress zit, komt feedback meestal minder goed binnen.
Kies daarom liever een rustig moment. Soms helpt het al om vooraf even aan te geven dat je iets wilt bespreken.
Een simpele opening:
“Heb je later vandaag even tijd om iets af te stemmen?”
Dat werkt vaak prima en maakt het gesprek meteen minder beladen.
Feedback geven? Minder spannend dan je denkt
Ja, het voelt soms een beetje ongemakkelijk. Maar het hoeft echt niet groot of zwaar te worden. Jij bent vaak degene die overzicht houdt, merkt waar dingen vastlopen en ziet hoe het slimmer of duidelijker kan. Dat is waardevolle informatie, voor jezelf én voor je manager.
Onthoud: feedback geven draait niet om kritiek leveren, maar om duidelijk communiceren. Geen grote confrontatie, maar een open gesprek waarmee je samen verder komt.
En de meeste managers? Die waarderen het juist wanneer je op een rustige en eerlijke manier aangeeft waar je tegenaan loopt. Geen grote confrontatie, maar gewoon een open gesprek waarmee je samen verder komt.
Volg ons