7 projectmanagementvaardigheden voor secretaresses (en hoe AI je daarbij helpt)

Een nieuwe medewerker start volgende maand. Er moeten accounts worden aangevraagd, afspraken worden ingepland, collega’s worden geïnformeerd en allerlei praktische zaken moeten op tijd geregeld zijn. Achter zo’n traject schuilt vaak meer afstemming en organisatie dan op het eerste gezicht zichtbaar is. Veel secretaresses gebruiken daarbij dagelijks projectmanagementvaardigheden. Denk aan plannen, deadlines bewaken, afstemmen met betrokkenen en het opvolgen van acties. Juist doordat werkzaamheden steeds vaker projectmatig worden aangepakt, komen deze vaardigheden steeds nadrukkelijker naar voren. Welke vaardigheden daarbij het verschil maken én hoe AI je daarbij kan ondersteunen, lees je in dit artikel.

Slimmer werken met projectmanagement en AI

AI kan tegenwoordig bij veel van deze werkzaamheden ondersteunen. Niet door het werk over te nemen, maar door mee te denken, informatie te ordenen en tijdrovende taken sneller uit te voeren.

Juist bij werkzaamheden waarbij veel afstemming, overzicht en opvolging nodig zijn, kan AI een waardevolle aanvulling zijn. In de volgende 7 vaardigheden zie je hoe je dat in de praktijk kunt toepassen.

1. Plannen en organiseren

Een goede planning vormt de basis van ieder succesvol project. Door werkzaamheden op tijd in kaart te brengen, houd je overzicht en voorkom je verrassingen op het laatste moment.

Hoe AI kan helpen

AI kan helpen bij het inventariseren van werkzaamheden en het maken van een eerste planning.

Prompt 1: Inventariseer alle benodigde acties

Op [datum] start [naam collega] binnen onze organisatie als [functie]. Welke acties moeten volgens jou worden geregeld vóór de eerste werkdag, tijdens de eerste werkweek en gedurende de eerste maand? Denk aan HR, IT, facilitaire zaken, communicatie, opleidingen en introductieactiviteiten.

Prompt 2: Maak een maandplanning

Gebruik bovenstaande acties en maak hiervan een overzichtelijke maandplanning. Verdeel de werkzaamheden over de periode vóór de eerste werkdag, de eerste werkweek en de drie weken daarna. Presenteer het resultaat in een tabel met acties, deadlines, betrokken afdelingen en verantwoordelijke personen.

Tip: AI baseert de voorgestelde acties op veelvoorkomende onboardingprocessen binnen organisaties. Controleer daarom altijd of de planning aansluit bij de procedures en afspraken binnen jouw eigen organisatie.

2. Prioriteiten stellen

Een volle agenda en meerdere deadlines tegelijk. Op zulke momenten lijkt alles urgent, terwijl sommige werkzaamheden meer impact hebben dan andere. Door bewust prioriteiten te stellen houd je overzicht en voorkom je dat belangrijke taken blijven liggen.

Misschien ben je ondertussen ook nog bezig met het voorbereiden van een presentatie. AI kan ook daarbij helpen. Lees bijvoorbeeld ons artikel over een professionele PowerPoint maken met ChatGPT.

Hoe AI kan helpen

AI kan helpen om taken te ordenen en een logische werkvolgorde voor te stellen.

Prompt 1: Bepaal de prioriteiten

Hieronder staat mijn takenlijst voor deze week. Welke werkzaamheden hebben volgens jou de hoogste prioriteit? Houd rekening met deadlines, afhankelijkheden en de mogelijke gevolgen als een taak blijft liggen.

Prompt 2: Maak een werkplanning

Gebruik onderstaande takenlijst en maak een overzichtelijke weekplanning. Verdeel de werkzaamheden over de beschikbare werkdagen en geef aan welke taken urgent, belangrijk of minder urgent zijn.

Tip: Vermeld belangrijke deadlines en afspraken. Daardoor kan AI beter helpen bij het bepalen van prioriteiten.

3. Communiceren met betrokkenen

Bij veel projecten zijn meerdere afdelingen, collega’s of externe partijen betrokken. Heldere communicatie voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

Hoe AI kan helpen

AI kan ondersteunen bij het maken van communicatieplannen en projectupdates.

Prompt 1: Maak een communicatieoverzicht

Onze organisatie verhuist over drie maanden naar een nieuw kantoor. Welke medewerkers, afdelingen en externe partijen moeten wanneer geïnformeerd worden? Maak een communicatieoverzicht met communicatiemomenten, doelgroep, boodschap en verantwoordelijke persoon.

Prompt 2: Schrijf een update voor medewerkers

Schrijf een duidelijke update voor medewerkers over de aanstaande kantoorverhuizing. Benoem de planning, wat medewerkers kunnen verwachten en welke voorbereidingen zij zelf moeten treffen.

Tip: Geef altijd aan voor welke doelgroep de communicatie bedoeld is.

4. Acties bewaken en opvolgen

Tijdens vergaderingen worden afspraken gemaakt, acties uitgezet en deadlines afgesproken. Zonder opvolging bestaat het risico dat werkzaamheden vertraging oplopen of vergeten worden.

Hoe AI kan helpen

AI kan helpen om actiepunten overzichtelijk vast te leggen.

Prompt 1: Haal alle actiepunten uit de notulen

Analyseer onderstaande vergadernotulen en maak een overzicht van alle actiepunten, verantwoordelijke personen, deadlines en openstaande vragen.

Prompt 2: Maak een actielijst voor opvolging

Zet alle actiepunten uit onderstaande notulen om in een overzichtelijke actielijst met prioriteiten, deadlines en verantwoordelijke personen.

Tip: Hoe meer context je toevoegt, hoe completer de actielijst wordt.

5. Risico’s signaleren

Zelfs wanneer alles volgens planning verloopt, kunnen er onverwachte situaties ontstaan. Door risico’s vroegtijdig te herkennen, kun je vaak op tijd maatregelen nemen.

Hoe AI kan helpen

AI kan helpen bij het identificeren van mogelijke risico’s en afhankelijkheden.

Prompt 1: Controleer de planning op risico’s

Ik organiseer een personeelsevenement voor 200 medewerkers. Analyseer onderstaande planning en benoem mogelijke risico’s, aandachtspunten en afhankelijkheden.

Prompt 2: Maak een risicoanalyse

Maak op basis van onderstaande projectinformatie een risicoanalyse met mogelijke risico’s, de kans dat deze optreden en suggesties voor beheersmaatregelen.

Tip: Gebruik AI als aanvulling op je eigen ervaring en kennis van de organisatie.

6. Flexibel schakelen wanneer plannen veranderen

Geen enkel project verloopt precies volgens plan. Een leverancier zegt af, een deadline verschuift of een locatie blijkt niet beschikbaar.

Hoe AI kan helpen

AI kan helpen om snel alternatieve scenario’s uit te werken.

Prompt 1: Werk alternatieve scenario’s uit

De locatie voor onze bijeenkomst is drie dagen voor aanvang geannuleerd. Welke alternatieve scenario’s zie je en wat zijn per scenario de belangrijkste voor- en nadelen?

Prompt 2: Maak een aangepast actieplan

Maak op basis van deze situatie een nieuw actieplan met prioriteiten, deadlines en betrokken partijen zodat de bijeenkomst alsnog kan doorgaan.

Tip: Beschrijf de situatie zo concreet mogelijk voor een beter resultaat.

7. Evalueren en verbeteren

Na afloop van een project is het waardevol om terug te kijken. Wat ging goed? Wat kan beter? Door daarvan te leren, worden toekomstige projecten vaak succesvoller.

Hoe AI kan helpen

AI kan helpen om feedback en evaluatienotities samen te vatten.

Prompt 1: Benoem de belangrijkste leerpunten

Hieronder staan notities van de evaluatie van ons personeelsevenement. Welke leerpunten en verbeterpunten zie jij voor een volgend evenement?

Prompt 2: Maak een evaluatierapport

Gebruik onderstaande evaluatienotities en maak een overzichtelijk evaluatierapport met successen, aandachtspunten en aanbevelingen voor toekomstige evenementen.

Tip: Voeg ook positieve ervaringen toe, zodat je weet wat juist goed werkte.

Veelgestelde vragen

1. Kun je AI gebruiken als projectassistent?

Ja. AI kan helpen bij het maken van planningen, het opstellen van projectupdates, het samenvatten van vergaderingen en het signaleren van mogelijke risico’s. Zie AI vooral als een digitale assistent die ondersteunt bij voorbereidende en administratieve werkzaamheden. De uiteindelijke keuzes en afwegingen blijven mensenwerk.

2. Welke projectmanagement cursus is geschikt voor secretaresses?

Dat hangt af van je ervaring en ambities. Voor beginners zijn praktische cursussen projectmatig werken vaak een goede keuze. Wil je je verder verdiepen, dan kun je kijken naar opleidingen zoals PRINCE2 Foundation, Agile Project Management of een cursus projectondersteuning speciaal voor managementondersteuners en secretaresses.

3. Welke AI-tools zijn handig bij projectmanagement?

Veel support professionals gebruiken hiervoor ChatGPT, Microsoft Copilot en de AI-functies binnen Microsoft Teams en Outlook. Deze tools kunnen helpen bij het maken van planningen, het samenvatten van vergaderingen, het opstellen van communicatie en het bewaken van actiepunten.

Tot slot: begin klein en experimenteer

Je hoeft niet direct een compleet projectplan door AI te laten maken om er voordeel van te hebben. Vaak begint het met iets kleins. Een planning laten controleren, actiepunten uit notulen halen of een communicatieoverzicht laten opstellen.

Door te experimenteren ontdek je vanzelf welke prompts en werkwijzen het beste aansluiten bij jouw werkzaamheden. Zie AI daarbij niet als vervanger van jouw kennis en ervaring, maar als een hulpmiddel dat je helpt sneller overzicht te krijgen.

Kies één vaardigheid uit dit artikel en probeer één van de prompts uit in je eigen werk. Vaak ontdek je pas in de praktijk hoeveel tijd een goede prompt kan besparen.

Juist de combinatie van projectmanagementvaardigheden en slimme AI-tools kan ervoor zorgen dat je efficiënter werkt en meer tijd overhoudt voor de zaken waar jouw toegevoegde waarde ligt: organiseren, afstemmen en vooruitdenken.