Hoe, wat, waar, wanneer? Datum en tijd begrijpen in Excel

Datum en tijd begrijpen in Excel

Loop jij hier wel eens tegenaan? Je wilt berekenen hoeveel dagen, uren en minuten er tussen twee momenten zitten. Bijvoorbeeld om te berekenen hoe lang het duurt voordat een klant een rekening betaald of hoe lang het duurt voordat een bestelling wordt verzonden na goedkeuring hiervan.

Hoe je dit doet?

Eerst dien je te begrijpen hoe Excel omgaat met datums en tijd. Voor Excel staat één dag gelijk aan waarde 1 in een decimale notatie. Voer “1” in (zonder aanhalingstekens) in een cel en maak hier via je rechtermuisknop bij celeigenschappen een datum van: je zal zien dat 1 januari 1900 overeenkomt met het cijfer 1, 2 januari 1900 met het cijfer 2, enzovoort… Excel begint dus met een jaartelling vanaf 1-1-1900.

Als je deze redenering doortrekt is het dus als volgt: Als 1 staat voor een volledige dag, staat 0,5 voor een halve dag (of 12 uur), en 1/24 staat dan voor één uur. Als je dit begrijpt kun je gaan rekenen met tijd door een waarde te vermenigvuldigen met 24 (=0,5*24 is dus 12).

Tip 1! Snel de datum van vandaag invoeren

Het is niet fijn om steeds maar weer een losse datum in te moeten voeren. Je hebt vaak de datum van vandaag nodig, bijvoorbeeld in een budget dat naar de klant gestuurd moet worden. Je kunt in Excel de formule =vandaag() gebruiken. Maar als je klant dan het budget opent binnen een jaar, krijgt hij de datum van dat moment te zien. Deze formule zorgt namelijk voor een automatische update van de datum. Sneller en beter is om in dit geval de volgende sneltoetscombinatie te gebruiken: Ctrl ; Dus, control en punt-komma indrukken en je krijgt de datum van vandaag.

Tip 2! Datumverschil (deze formule ziet u nergens)

Datumverschil kun je bijvoorbeeld gebruiken om je leeftijd te berekenen. Excel kent een aantal datumformules het nadeel kan alleen zijn dat deze rekenen met een jaar van 360 dagen en een maand van 30 dagen. Datumverschil is de oplossing om accurate berekeningen te maken.

Hoe werkt een datumverschil?

De formule datumverschil heeft de volgende omschrijving:

=DATUMVERSCHIL(begindatum; einddatum; “D, M, Y, YM of MD”)

De formule zal je altijd zelf in moeten typen omdat deze dus niet bereikbaar is via de normale fx knop.

• Je begint in een lege cel met het intypen van =datumverschil(
• Vervolgens vul je de begindatum in of een celverwijzing naar de begindatum. Dus bijvoorbeeld A1.
• Je vult een; in omdat je naar een nieuw functieargument gaat, te weten de einddatum. Ook hier kan je weer de datum invullen of gebruik maken van een celverwijzing.
• Daarna plaats wederom een; en tussen aanhalingstekens “” plaats je een D, M, Y, YM of MD en sluit af met ). D staat voor berekening in verschil van dagen, M staat voor berekening in verschil van maanden en Y staat voor berekening in verschil van jaren. Je zult zien dat dit de afgeronde dagen, maanden en jaren zijn. Daarom is er ook nog de optie YM die de extra maanden uitrekent en de optie MD die de extra dagen uitrekent.

Kom je er (toch) niet helemaal uit? Laat het ons weten via info@terzake-excel.nl en wij helpen je dan zo snel mogelijk weer op weg!

Geschreven door Jort van Woggelum

Ik wens je weer veel succes met deze tip en mocht je met een Excelvraag zitten neem dan contact met ons op www.terzake-excel.nl/contact