Zo geef je een nog betere ondersteuning aan je manager

Wil jij de samenwerking met je manager naar een hoger niveau tillen? Wil je een nog betere ondersteuning geven waarbij je meer inhoudelijke werkzaamheden van hem (of haar) kan overnemen? Besef dan dat alleen het beheer de mailbox van je manager niet genoeg is. Gelukkig kan je altijd starten om het nog beter te doen. Onderstaande tips helpen je daarbij.

#1 Stel vragen die makkelijk(er) te beantwoorden zijn

Heb je je manager ooit een reeks vragen gesteld zoals: ‘Welke deelnemers wil je op de bestuursvergadering?’, ‘Wil je de lunch laten bezorgen of wil je uit eten?’, ‘Wil je de vergaderzaal boven of beneden?’. Al deze vragen stel je om een simpele ‘Ja’ te krijgen. Een vrij frustrerend scenario zowel voor jou als voor je manager. Waarom? Omdat je manager de hele dag al vragen moet beantwoorden en de kans is aanwezig dat je manager beslissings-moe wordt van alle vragen. Waardoor je manager een reactie kan geven zoals ‘Ik kom daar straks (wanneer dan?!!!) nog even op terug’.

Je kunt een meer strategische partner zijn en een betere ondersteuning geven als je eraan werkt om vragen te stellen die gemakkelijk te beantwoorden zijn en waarmee je beslissings-moeheid voorkomt.

Stel dus niet de vraag: Waar zou je morgen willen eten tijdens je afspraak met Jan?  maar stel daarvoor in de plaats een vraag die daarop lijkt. Bijvoorbeeld: Morgen is je afspraak met Jan, dus ik heb alvast nagevraagd bij zijn secretaresse en hij heeft geen dieetwensen. Hij woont in Amsterdam en met slechts 2 uur tijd heb ik het beperkt tot deze 2 opties…

Nu hoeft je manager alleen maar aan te geven welke van de twee opties hij wenst.

#2 Geef prioriteit aan vragen

Als alle vragen dezelfde prioriteit lijken te hebben, zal je manager de snelle, makkelijke vragen beantwoorden en het beantwoorden van de lastige/moeilijkere vragen uitstellen. Laat je manager in plaats daarvan de prioriteit weten door iets te zeggen als: ‘Hier is een lijst met acht vragen. De eerste drie zijn kritiek; de rest zou geweldig zijn om te weten, maar die zijn niet zo kritiek’. De kans is groot dat je manager er alles aan doet om de eerste drie vragen te beantwoorden.

#3 Zorg voor inzicht

Je manager heeft jou voor extra ondersteuning en om werk van hem (of haar) over te nemen. Alles wat je kan doen, biedt toegevoegde waarde, omdat je manager zich dan beter kan concentreren op andere, belangrijkere zaken. Het nadeel hierbij is echter wel dat je manager de zichtbaarheid kan verliezen van zaken die jij afhandelt. Het is dus belangrijk om met elkaar af te spreken dat je elkaar dagelijks (of wekelijks, dat is maar net wat jullie beiden prettig vinden) een samenvatting geeft van lopende en afgeronde zaken.

#4 Gebruik een speciaal (privé) communicatiekanaal

Communiceren jullie met elkaar via verschillende kanalen, zoals WhatsApp, Teams en ook via de mail? Als je dat blijft doen, dan kan het zo zijn dat jullie toch bepaalde zaken missen. Het een deel je via de app, het andere via Teams etc. etc. Spreek liever af welk, specifiek kanaal jullie gebruiken. Dat scheelt weer zoekwerk (en dus tijd) voor beiden. Bovendien krijg je hoogstwaarschijnlijk ook eerder een reactie van je manager.

#5 Begrijp de dagelijkse prioriteiten

Stel een werkbaar proces samen waarin je elke dag de topprioriteiten kunt zien. Het is frustrerend voor jullie beiden als je aan iets werkt waarvan je later beseft dat het geen prioriteit had, terwijl iets dat juist prioriteit had daardoor werd gemist. Dit is niet goed voor de samenwerking en het is zeker geen goede ondersteuning bieden. Een eenvoudig proces dat de prioriteiten zichtbaar maakt, kan het verschil maken bij het maximaliseren van de effectiviteit van jullie samenwerking. Zo werk je nooit aan iets dat gisteren belangrijk was, maar vandaag niet.

Bron: executivesupportmagazine.com