Hybride vergaderingen kunnen snel rommelig worden: de één praat door de ander heen, de techniek hapert en halverwege is niemand nog zeker wat het doel eigenlijk was. Toch hoeft dat helemaal niet zo te gaan. Met een helder format, duidelijke rollen en een paar slimme routines loopt elk overleg soepel én effectief.
Loopt jouw overleg vaak uit of voelt het wat rommelig? Met een goed voorbereide agenda overleg houd je de vaart erin en maak je elk overleg doelgericht.
Met een paar slimme Google-trucjes kom je veel sneller bij wat je zoekt. Je filtert makkelijker wat niet relevant is en vindt in no-time de juiste documenten, pagina’s of gegevens. Zo haal je meer uit Google en bespaar je jezelf een hoop gedoe (en gezucht…;-)
De werkplek verandert sneller dan ooit. Nieuwe tools, hybride werken en steeds wisselende prioriteiten vragen om iets extra’s: aanpassingsvermogen. Of zoals ze het internationaal noemen: je AQ. Benieuwd waarom juist dát zo belangrijk is voor secretaresses en managementondersteuners?
Je belt even snel om iets af te stemmen, maar voor je het weet ben je tien minuten verder en heb je het over de vakantieplannen van iemands buurvrouw. Leuk, maar niet altijd handig als je werkdag al vol zit. Toch wil je ook niet kortaf of gehaast klinken. De kunst zit in de juiste balans: vriendelijk blijven, maar wel to the point. Met deze tips houd je elk telefoongesprek kort, duidelijk en prettig, zonder dat het ongemakkelijk wordt.
Een afspraak plannen met mensen buiten je organisatie kan meer gedoe zijn dan je denkt. Iedereen werkt met een andere agenda, heeft zijn eigen voorkeuren en de één reageert sneller dan de ander. Voor je het weet zit je midden in een lange e-mailwisseling of een drukke WhatsApp-groep. Gelukkig zijn er tegenwoordig ook hele handige apps die dat hele proces veel makkelijker maken. Met deze 6 tools prik je in een paar minuten een datum die voor iedereen past.
De laatste slide staat in beeld, de zaal klapt en precies dan verschijnt het bureaublad vol met mapjes en bestanden. De spreker lacht wat ongemakkelijk en jij schiet meteen naar de laptop om het te corrigeren. Herkenbaar?
Gelukkig hoeft een presentatie niet zo te eindigen. Met een beetje voorbereiding, een vaste afsluitroutine en een paar sneltoetsen sluit jij elke PowerPoint rustig en professioneel af.
Kijkt jouw manager voortdurend mee over je schouder? Wil hij in de cc van al je mails staan en vraagt hij meerdere keren per dag hoe ver je bent met een taak? Grote kans dat je te maken hebt met een micromanager. En dat kan behoorlijk frustrerend zijn. Toch ligt het meestal niet aan jou, een micromanager vertrouwt zelden iemand volledig. Gelukkig kun jij met de juiste strategie wél grip houden op je werk en zelfs een prettige samenwerking opbouwen.
Het begint onschuldig: een klant mailt dat ze “iets wil terugsturen” zonder ordernummer. In de gedeelde inbox staan nog drie soortgelijke berichten, iemand belt voor een label en in Teams vraagt een collega of een pakket al binnen is. Intussen zoek jij de retourvoorwaarden erbij en probeer je te achterhalen wie wat oppakt.
Het resultaat? Vertraging en dubbel werk, waardoor de klant onnodig wacht en jij het overzicht kwijtraakt.
Er zijn van die dagen dat je vooral lijkt te wachten. Op antwoorden, besluiten en bevestigingen, terwijl jouw eigen taken zich maar blijven opstapelen. Herkenbaar? Dan weet je hoe frustrerend het kan zijn als je werktempo ineens afhangt van anderen. Toch hoeft het niet zo te blijven. Een beetje meer regie nemen maakt al een wereld van verschil. Want eerlijk is eerlijk: iemand herinneren aan iets wat nog niet is opgepakt voelt soms een beetje ongemakkelijk. Maar juist daar laat een proactieve secretaresse zien wat ze waard is. Ze wacht niet tot dingen vanzelf gebeuren, maar zorgt dat ze gebeuren: met tact, overzicht en een flinke dosis vriendelijke vastberadenheid. En precies dat maakt haar onmisbaar in elk team. Meer weten over hoe je dat aanpakt? Lees dan vooral verder.
Volg ons